Dal blog di The Lean Thinker un articolo che parla di genchi gembutsu (o gemba), o meglio, l’arte dell’osservazione del luogo attuale di lavoro…
Gemba è un processo di attenta osservazione di quali cose vengono fatte diversamente da ciò che dovrebbero per fornire il massimo valore aggiunto. Che cosa va osservato? è la domanda spontanea a questo punto: ecco le domande che deve farsi una persona quando va a osservare un processo (sia produttivo che amministrativo):
- capire ciò che sta succedendo e, soprattutto, cosa dovrebbe essere giusto che succeda: se il processo fosse perfetto, come dovrebbe essere fatto? Visualizzare nella testa un processo ideale, fluido, senza spreco e con tutte le attività a valore aggiunto.
- adesso che si ha in mente la visione della perfezione, diventare completamente consci di ciò che sta accadendo realmente: Perché il processo è diverso da quello ideale da voi immaginato? Che cosa disturba il lavoro? Dove vengono commessi degli errori? Cosa previene la creazione degli errori? E’ la vigilanza? O è qualche altro meccanismo che o previene l’errore o allerta la persona che lo sta commettendo?
- si nota la qualsiasi forma di rilavorazione / correzione difetti nel processo? Tutte le cose necessarie sono presenti? Le persone devono cercare le cose?
- come fanno le persone a sapere ciò che dovrebbero fare? Quale è la loro sorgente di informazioni? Devono cercare o, peggio ancora, indovinare ciò che dovrebbe essere fatto oppure il modo corretto è perfettamente chiaro anche ad un osservatore casuale (noi…)?
- esistono delle scadenze per il lavoro? Come fa la persona a sapere se è in orario o no? Quando è che si accorgono di essere in ritardo?
- cosa succede quando la persona scopre qualche problema, difetto, errore? Esiste un sistema di supporto per dargli una mano e riportarla in linea? Oppure viene lasciata da sola a risolvere il proprio problema?
Quando si osserva una delle condizioni di sopra, concentratevi su di essa e chiedetevi “Perché esiste questa condizione?”. Dove sta l’origine del problema? Andateci e studiate ancora: come fa questo processo a disturbare il suo cliente? (notate che si tratta del cliente interno o esterno…). C’è la consapevolezza in questo processo a monte che con le sue azioni sta disturbando i processi a valle? Quale è il requisito di questo processo per la consegna al processo a valle? Stanno pensando che il loro lavoro è senza difetti ma realmente aveva causato tanti problemi a valle?
Facendo così per tutte le osservazioni si risale alla causa alla radice del difetto, errore, problema.
A questo punto inizia il divertimento: il compito del leader non è di risolvere il problema in persona ma di insegnare gli altri ad osservare e risolverli da soli. Bisogna portare i responsabili dei due processi a monte e a valle a capire lo stesso ragionamento che avete fatto di persona. Loro poi a loro volta hanno la responsabilità di insegnarlo ai loro dipendenti. Farlo con umiltà e voglia di migliorare. Questo è il compito del leader.
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