L’ultima domanda su The Lean Edge è la seguente:
Come si cambia lo standard? Gli standard vengono spesso descritti come “il miglior modo conosciuto per eseguire un determinato compito”. Usando le Job Instructions, le persone vengono formate per lavorare in accordo con lo standard. Kaizen poi può essere usato per migliorare gli standard. In questo modo il “modo migliore” cambia. Questo significa che tutte le persone devono essere riformate? Se è così, questo implica che la velocità di miglioramento è limitata dalla vostra capacità di formazione? Oppure implica che gli “standard sono locali” e confinati a un piccolo gruppo dove uno è capace di apprendere da un’altro sulla base giornaliera?
Nella mia esperienza, non tutti i cambiamenti dello standard implicano la riformazione di tutte le persone con il modo migliore, e soprattutto non con il metodo delle JI. Una volta che una persona conosce il metodo di lavoro, ossia lo standard attuale, è inutile andare a ripetere tutto il processo dall’inizio alla fine se all’interno del processo è modificato solo qualche dettaglio oppure ad esempio aggiunto qualche punto chiave che prima non era presente. Si tratta del puro e semplice aggiornamento alle nuove condizioni di lavoro e alle nuove conoscenze, e poi si continua come prima, con la verifica che il nuovo punto chiave o condizione venga effettuata.
L’insegnamento non deve durare più di qualche minuto alle persone esperte, e deve essere fatto da parte dei team leader (o capi reparto) che raggruppano le persone da aggiornare, spiegano la nuova condizione, dove è stata fatta la modifica e il perché (punto chiave), e poi mandano le persone a lavorare normalmente. Durante il lavoro, vanno a verificare che questi rispettano il nuovo standard e gli chiede delle ulteriori idee o miglioramenti per rendere il processo ancora più snello. Infine, quando tutti sono tornati alla stabilità, aggiorna i documenti del processo aggiungendo o modificando lo standard precedente.
Se invece il cambiamento è di grosse dimensioni, e fa cambiare lo standard non a un gruppo limitato di persone, ma all’intera azienda, allora la questione cambia, e devono essere coinvolti non solo i team leader ma anche i leader del gruppo e anche i livelli ancora superiori, cui compito è la comunicazione e diffusione delle nuove migliori pratiche a livello aziendale. Anche in questo caso però non serve andare a insegnare a chi è già esperto del proprio lavoro tutto il discorso da zero: in questo caso è importante la condivisione delle nuove informazioni e conoscenze che fanno avanzare il know-how aziendale. E questo coordinamento viene fatto a livelli più alti della gerarchia operativa aziendale.
La velocità di cambiamento dipende quindi dalla capacità di formazione, ma dipende molto di più dalla conoscenza generale già acquisita dalla vostra forza lavoro. Se quest’ultima è bassa, allora perderete molto tempo a formare e portare a livello tutti quanti. Se invece è alta, ci vorrà pochissimo per aggiornarli con qualche nuova “chicca” operativa…
