In questo articolo continuo il discorso interrotto nell’articolo precedente. Ossia continuo ad esaminare ciò che ci insegna Mike Rother nel suo libro Toyota Kata.
Siamo arrivati alla domanda: Cosa dobbiamo fare per trasformare la nostra organizzazione a ragionare in termini di stato ideale e condizioni intermedie obiettivo?
Per rispondere a questa domanda dobbiamo vedere un attimo la filosofia della organizzazione. Nella maggior parte delle organizzazioni lo scopo è: “Fare buoni prodotti per il cliente”. In Toyota invece questo viene letto diversamente: “Sopravvivere a lungo termine come organizzazione migliorando ed evolvendo il modo in cui facciamo i buoni prodotti per i nostri clienti.”
La differenza è sottile, ma fondamentale. In pratica, il miglioramento viene così reso l’attività fondamentale di ogni persona, mentre in organizzazioni tradizionali è un’aggiunta al lavoro normale…
La Toyota pone una grande enfasi sui dettagli dei processi, che poi generano i risultati, gli output. Invece nelle organizzazioni tradizionali ci si concentra sui risultati. Ad esempio, per fare una determinata quantità di prodotto, concentrandoti sui dettagli del processo e l’esecuzione non ci saranno problemi, invece se ci si pone solo l’obiettivo di fare una quantità senza precisare come, il risultato potrebbe anche non arrivare…
La visione, o stato ideale, non è un obiettivo quantitativo preciso. Invece si tratta di una descrizione generica di una CONDIZIONE che vorremmo si verificasse in futuro. Ci aiuta a pensare e ad essere allineati nelle azioni. Può anche essere che la visione sia irraggiungibile, ma ciò non conta. Essa serve per darci una direzione e non si spreca del tempo parlando se è raggiungibile o meno. Invece dobbiamo spendere molto tempo lavorando per avvicinarci ad essa. Il progresso non è per niente lineare, ma deve essere continuo.
Ma come possiamo allineare tutte le persone a lavorare in direzione della visione? Come facciamo a trovare e rimanere su questo percorso?
Passando attraverso le cosiddette CONDIZIONI OBIETTIVO. Le persone vengono formate di porre e lavorare verso le condizioni obiettivo successive nella direzione di qualsiasi visione si voglia inseguire. Queste condizioni obiettivo tipicamente rappresentano un piccolo passo verso la visione e rappresentano la sfida alla attuale capacità. Una volta definita la condizione obiettivo, essa non è opzionale o modificabile. Ma è stabilita. E il modo in cui raggiungerla è opzionale, lasciato alla creatività delle persone.
Senza il senso della direzione, tendiamo a usare analisi costi-benefici a breve termine per decidere, caso per caso, cosa e se fare qualche cosa, anziché lavorare su un determinato ostacolo per raggiungere il livello superiore delle prestazioni. Anche la Toyota usa costi-benefici, ma in maniera diversa dalle organizzazioni tradizionali: mentre in esse i costi-benefici dicono COSA fare, nella Toyota i costi-benefici dicono COME arrivarci. Quindi, non per decidere se fare una cosa, ma come farla…
La risposta ad una semplice domanda: “Questa proposta è troppo costosa?” quindi dà due risposte in funzione del SE farlo e COME farlo: SE – “Allora facciamo qualcos’altro.”; COME – “Allora dobbiamo trovare il modo per farlo in maniera meno costosa.”
L’idea è di prima determinare DOVE si vuole andare, poi trovare il modo di COME andarci all’interno dei vincoli finanziari o tecnici, e non permettere solo ai fattori finanziari di guidare le decisioni.
Adesso rispondiamo finalmente alla domanda iniziale: Cosa dobbiamo fare?
- In considerazione della visione, direzione, obiettivo
- e con la conoscenza approfondita dello stato attuale
- viene definita la successiva condizione intermedia verso la visione.
- Lavorando per raggiungerla passo dopo passo incontriamo degli ostacoli che ci definiscono su COSA dobbiamo lavorare e superandoli impariamo.
Si tratta di una metodologia elementare (ndr. Watson… 😉 ), e ognuno viene formato a lavorare con questo approccio base.
Vediamola un pò in dettaglio: Come viene definita la condizione obiettivo? Essa rappresenta uno stato futuro e risponde alle seguenti domande:
- come dovrebbe funzionare questo processo?
- quale è il normale comportamento inteso?
- che situazione vogliamo che si verificasse in un determinato punto nel futuro?
- dove vogliamo andare successivamente?
Cosa comprende solitamente?
- passi dei processi, sequenza e tempi
- caratteristiche del processo
- misure del processo
- definizione quantitativa del output
Come ci muoviamo verso di essa?
Dobbiamo fare un piano per realizzare questa condizione. Ma ogni piano è imperfetto. Per questo motivo dobbiamo eseguire il primo passo ed esaminare cosa abbiamo raggiunto. E imparare da ciò che osserviamo nell’esecuzione. Perché ogni passo successivo da intraprendere dipenderà da quello precedente. Quindi si lavora passo dopo passo, e non come succede nelle organizzazioni tradizionali, definire un elenco delle azioni ed eseguirle. Il piano nella Toyota è diverso, comprende solo una azione specifica, la prima successiva… Poi, aggiustando il tiro in funzione di ciò che si osserva e impara facendo, si procede avanti, come degli scienziati che aggiustano le loro azioni in funzione di ciò che imparano sperimentando. Infatti il metodo è quello scientifico PDCA:
- Plan: definire ciò che ti aspetti di fare e ciò che dovrebbe succedere facendolo (ipotesi)
- Do: provare l’ipotesi, ossia fare ciò che hai pianificato, osservando attentamente ciò che succede
- Check: confronta il risultato attuale con quello pianificato
- Act: standardizza e stabilizza ciò che ha funzionato e riparti con un ciclo successivo.
Rendendo questi cicli i più brevi possibili, ossia definendo il passo successivo il più piccolo possibile, aumentiamo il numero di cicli e la nostra conoscenza dei passi del ciclo, quindi la nostra capacità di apprendere. L’enfasi è sul FARE e non sul PIANIFICARE di fare. Bisogna fare velocemente, imparare velocemente da ciò che si è fatto e andare avanti.
Riepilogando, le cinque questioni fondamentali sono:
- quale è la condizione target?
- quale è la situazione attuale?
- quali ostacoli non ci permettono attualmente dal raggiungere la condizione target? quale ostacolo stai affrontando adesso?
- quale è il tuo passo successivo?
- quando possiamo andare a vedere con i nostri occhi cosa si è imparato da questo passo?
