Cominciate a fare un lavoro e siete molto bravi a farlo. State andando avanti come un treno, il progresso è visibile a tutti. Ma il lavoro non è ancora terminato.
In quel momento arriva il vostro capo e vi affida un altro lavoro, nel quale siete altrettanto bravi. Cominciate a farli entrambi, insieme.
Perdete un pò di tempo per passare da un compito all’altro, ma state comunque andando avanti in entrambi, un pò più al rallenti, ma il progresso è ovvio.
Non avete ancora concluso neanche uno dei due lavori, ma il vostro capo torna da voi e vi affida una nuova urgenza.
Siccome siete bravissimi a gestire le urgenze (lo avete dimostrato in passato), la accettate di buona volontà. Ma adesso avete tre lavori che dovete finire, e anche i primi due, visto che non li avete terminati, sono diventati delle urgenze.
Improvvisamente vi sentite sotto pressione, vi state innervosendo, non riuscite a portare avanti dei progetti sui quali state lavorando. Rimbalzare da uno all’atro non vi porta da nessuna parte in nessuno dei tre lavori. Anche il vostro capo si sta innervosendo: ha bisogno di risultati, che non arrivano. Comincia a chiamarvi ogni due minuti chiedendo cosa state facendo, perché il lavoro non viene portato a termine.
Non avete una risposta valida. Sapete benissimo che si tratta di tre lavori che normalmente non vi creano nessuna difficoltà, ma tutti e tre insieme…
Ecco, questo è il problema di multitasking.
Più lavoro date ad una persona, e più sarà incasinato. E come intervenire? Limitando il WIP, limitando il numero dei compiti che siete in grado di fare contemporaneamente. Nell’esempio di sopra, limitate il numero di progetti a uno. Portate il progetto dall’inizio alla fine e poi passate al progetto successivo. In questo modo sarete in grado di finirli tutti e tre in un tempo ragionevole. Se tentate di farli tutti e tre insieme, vi bloccherete e non combinerete niente.
Per dimostrarvi come funziona il mio ragionamento, facciamo un giochino:
- Prendete un foglio bianco di carta
- Tracciate sul foglio due linee verticali per suddividerlo in tre colonne uguali
- Prendete il cronometro e iniziate a cronometrarvi
- Scrivete nella prima colonna il numero 1, nella seconda colonna la lettera A, nella terza colonna il numero romano I
- Ripetete lo stesso procedimento fino ad arrivare al numero 15 nella prima colonna, lettera O nella seconda e numero XV nella terza
- Fermate il cronometro e segnatevi il tempo
Adesso fate lo stesso esercizio ma facendo una colonna alla volta. Nonostante si tratti di un compito semplice, scommetto che avete ottenuto tempi drasticamente diversi nelle due prove. La seconda prova il tempo è stato una frazione del tempo nella prima. Perché? Perché avete eseguito il lavoro automaticamente, senza fermarvi, senza pensare, in un flusso continuo. Invece nel primo caso la vostra testa doveva riformattarsi ad ogni passaggio e guardare dove si è arrivati per poter andare avanti. Questo cambiamento di focus continuo è quello che non vi fa finire neanche i tre progetti che vi ho fatto vedere all’inizio dell’articolo. Ci mettete un sacco di tempo in più per passare da un progetto all’altro che a finirne uno e iniziare l’altro.
Limitate quindi il numero di compiti da fare (magari usando il personal kanban…), fateli in flusso continuo e il vostro capo non sarà mai più insoddisfatto dei vostri risultati…