Pensate che aumentare la vostra produttività in ufficio sia impossibile? Che tutte quelle urgenze che vi arrivano giorno dopo giorno sulla vostra scrivania non siano gestibili da un essere umano in otto ore? Siete sempre a fare gli straordinari? Tutti quei compiti che dovete fare contemporaneamente per evitare di essere ripresi dal vostro capo…
Oggi vi svelo un trucco. Un trucco che può cambiare la faccia alla vostra produttività in ufficio. Un trucco che non costa nulla.
Per farlo vi racconto una storia.
Pensate al giocoliere nel circo che lancia le palline quando si allena. All’inizio prende due palline e il suo movimento è perfetto, liscio, tutto che procede senza alcun intoppo. Le palline volano con traiettorie precise e cadono perfettamente nelle sue esperte mani. Il suo assistente gli aggiunge un altra pallina, e il giocoliere continua ad agire come se niente fosse cambiato. Poi gli aggiunge un altra, poi un altra ecc. Fino a quando ad un certo punto, con 7-8 palline, il giocoliere non comincia a dare segni di difficoltà e disagio. Ma continua ad andare avanti e aggiunge un altra pallina. E a quel punto accade ciò che nessuno si aspetta: perde controllo delle palline e queste gli cadono addosso. TUTTE! Non riesce più a controllarne neanche una.
Cosa è successo?
Semplicemente, ha superato la soglia del suo WIP (work in progress).
Ogni persona ha una soglia di azioni che riesce a tenere sotto controllo contemporaneamente. E’ un numero soggettivo, ognuno riesce a controllare solo un determinato numero di azioni – qualcuno due, qualcuno tre, qualcuno sette, qualcuno venti. Ma andando oltre a questa soglia, inevitabilmente andiamo in difficoltà e non riusciamo più a combinare niente. Io chiamo questo effetto il multitasking oltre la soglia…
Adesso torniamo a voi. Lo conoscete quale è il vostro livello di soglia? Quante azioni potete fare contemporaneamente prima di essere sommersi dal lavoro e non potete neanche girarvi e non sapete cosa fare prossimamente? E nel pensare a cosa fare prossimamente non riuscite a combinare niente?
E il trucco per aumentare la produttività dove è? Limitate il work in progress. E come fare?
Conoscendo la vostra soglia (ad esempio tre cose sulle quali potete lavorare contemporaneamente) potete impostare questo valore nella vostra agenda ed estrarre da essa tre compiti sui quali andrete a lavorare, in base alla priorità che hanno. Iniziate a lavorare su uno solo, quello più importante. Una volta concluso, spostatelo nella casella CONCLUSO, e spostate gli altri due scelti verso l’alto e ripopolate la casella IN ESECUZIONE tirando (pull) dalla casella IN CODA un altro tra i compiti che prima avete lasciato fermi. Andate avanti così fino a quando non avete esaurito tutti i compiti che avevate in coda. Mi raccomando, lavorate sempre e comunque su uno solo alla volta. Avete un’emergenza? Finite di fare ciò che state facendo in quel momento e inserite l’emergenza nella casella IN ESECUZIONE, in prima posizione. Poi fatela e tornate al normale corso d’azione.
Alla fine rimarrete sorpresi dal progresso che siete riusciti a fare. La vostra coda sarà diminuita e le cose che avete fatto saranno aumentate. E le otto ore inizieranno ad allungarsi…
Multitasking è il maggior nemico della produttività. Eliminatelo, rendete il processo visibile, limitate il lavoro che avete intenzione di fare in questo momento e non vi troverete sommersi dalle palline che vi cadono in testa…
