Immagine dal blog di Romano Scaramuzzino.
Cosa è multitasking? Si tratta della prestazione di un individuo che in apparenza riesce a gestire più di un compito contemporaneamente.
In pratica, quando siamo in ufficio e lavoriamo su qualche progetto, siamo convinti che quando ci arriva una email riusciamo a leggerla e nello stesso tempo continuare a lavorare oppure anche contemporaneamente rispondere al telefono. Pensiamo di essere più produttivi facendo così.
Ma non è proprio così. Gli studi di psicologia effettuati in molti anni mostrano che le persone che fanno il multitasking, anche di compiti molto semplici ed elementari che richiedono una azione, sono soggetti a interferenze molto severe.
Ciò causa alle persone di non essere pienamente concentrati su uno dei due compiti, ci mettono di più per completarli (se hai due compiti spesso ci metti anche più del doppio del tempo rispetto a farli in sequenza) e sono più soggetti all’errore. Perché più del doppio? Perché al passaggio da un compito all’altro devi ricordarti dove ti sei fermato e cosa devi fare successivamente, mentre quando lo fai in isolamento questo cambiamento di focus arriva automaticamente.
Il nostro cervello può essere allenato a passare da un compito all’altro più velocemente, quindi qualcuno può essere più efficiente di un altro a cambiare focus, ma non è in grado di evitare questo passaggio, ossia non è in grado di fare più di un processo a volta. L’allenamento in pratica ci porta a fare alcuni passaggi in automatico, senza pensare, riducendo così la sollecitazione del cervello e il numero delle informazioni che deve processare, in pratica una cosa che si ottiene con la formazione per fare un determinato compito e passaggio allo stato di flow – flusso, dove non ci accorgiamo neanche del tempo che è passato…
Inoltre, la capacità di processare le informazioni del nostro cervello è limitata. Molti studi dimostrano che il nostro cervello riesce a elaborare in media sette informazioni contemporaneamente (ad esempio ripetere sette numeri consecutivi in una sequenza sentita la prima volta). Ciò dimostra la capacità del nostro cervello di immagazzinare solo una quantità molto limitata di informazioni nelle memorie a breve termine.
Queste caratteristiche del nostro cervello quindi indicano che il multitasking vero non è possibile. Pertanto nelle organizzazioni dobbiamo dare alle persone un compito alla volta e farglielo eseguire, poi procedere con il successivo. Lo stesso vale ad esempio nella progettazione, dove dobbiamo essere concentrati nell’eseguire una fase del progetto, concluderla e poi passare a quella successiva e così avanti. Se veniamo interrotti, il tempo per finire il progetto si allunga ad ogni interruzione.
Avete qualche esempio di multitasking da raccontare? Io ad esempio potrei raccontarvi dell’esempio di suonare e cantare contemporaneamente, all’inizio non riuscivo a fare tutte e due le cose insieme, poi con pratica e tanto allenamento riuscivo, anche se qualche volta andavo in confusione lo stesso. Oppure scrivere un articolo per questo blog: quando vengo interrotto perdo il filo del discorso e ci metto il doppio del tempo per farlo, invece quando mi isolo da interruzioni esterne lo scrivo in pochi minuti.
Il mio collega blogger Dan Markowitz (TimeBack Management) ha sottolineato molte volte nei suoi articoli il fatto che il multitasking non solo non è possibile per un essere umano, ma che porta una grande inefficienza e spreco nel lavoro in ufficio. Andateli a leggere.
Io il multitasking l’ho conosciuto quando ho iniziato ad usare i prodotti di Apple e in quel contesto l’ho sempre apprezzato 😉
Battute a parte, condivido quando scrivi: spesso penso che ero più produttivo qualche anno fa quando le interferenze esterne da strumenti come il cellulare, le e_mail, i social network, non c’erano o erano molto ridotte in quanto tali strumenti erano utilizzati da pochi.
Anche il flusso di informazioni, oggi, è notevole (pensiamo solo alla rete), ma il rischio è quello di non riuscire a gestire tutto ciò e, per contro, di essere quasi meno informati oggi di quando non leggevamo poche cose, ma con estrema attenzione senza le interferenze esterne.
E’ solo una mia impressione? Attendo altri commenti.
Beh, c’è multitasking e multitasking… 😉
Torniamo ad essere seri: secondo me è una impressione. Perché dico questo? Perché secondo me con la divulgazione della rete e delle informazioni in tempo reale possiamo essere meglio informati di cosa succede, e visto che succedono milioni di cose ogni istante, ci sembra di essere ignoranti e poco informati. Prima invece avevamo il nostro giornale o la tv e se quelli non riportavano una notizia, non sapevamo neanche della sua esistenza… E ci comportavamo come persone informate benissimo in quanto sapevamo tutto quello che veniva riportato…
Completamente d’accordo. Non solo il mutitasking non è produttivo, ma può essere anche molto pericoloso … immaginamo una persona alla guida di un’auto, intenta a comporre un sms al cellulare (quante volte lo abbiamo visto?), lo sapevate che i tempi di reazione di quella persona – in una condizione di questo tipo – sono uguali a quelli di un ubriaco al quarto stadio?
E’ la gestione dei processi cognitivi, cioè del come interpretiamo, e quindi percepiamo, la realtà e del come rispondiamo a queste percezioni: ci sono situazioni in cui è possibile rispondere con un automatismo acquisito, oppure applicando una regola, oppure ancora costruendo una risposta adeguata alla situazione non conosciuta.