Negli ultimi due giorni abbiamo parlato delle attività e delle connessioni tra le attività. Oggi parliamo dell’ultimo elemento mancante per definire un processo in maniera univoca: i percorsi.
Come devono essere i percorsi? Devono essere semplici, prespecificati e autodiagnostici. Vediamo cosa significano queste tre caratteristiche:
Semplice: un percorso non deve avere ricircoli (loop) o rami che si intersecano. Un ricircolo si verifica quando un prodotto, un servizio o un’informazione ritorna ad una attività a monte per essere processato oppure quando una stessa persona esegue due attività non in sequenza. Un ramo intersecante invece esiste quando una attività n+1 viene alimentata da più di una attività n E se una attività n alimenta più di una attività n+1.
Prespecificato: ogni prodotto, servizio o informazione deve avere un unico percorso che può seguire mentre sta prendendo forma, quindi è noto in anticipo tutto il percorso che sarà seguito. Ciò vuol dire che la responsabilità per ogni attività che contribuisce al prodotto, servizio o informazione sarà preassegnata in maniera univoca ad una determinata persona o attrezzatura.
Autodiagnostico: il segnale di un problema deve essere generato automaticamente quando un prodotto, servizio o informazione viaggia su un percorso diverso da quello prespecificato. Vuol dire che un segnale di problema viene generato se la persona o macchina che non è assegnata ad una determinata attività la sta eseguendo oppure se la persona o macchina che è assegnata ad una determinata attività non la sta eseguendo.
Cosa comportano queste tre caratteristiche dei percorsi nella gestione di un processo? La prescpecifica crea le opportunità per poter fare le verifiche delle nostre ipotesi del processo. La semplificazione riduce la complessità del sistema. La rimozione dei ricircoli previene i disturbi alle attività a valle dovuti alla riesecuzione delle attività a monte, aumentando così la stabilità del sistema.
Questa caratteristica dei processi è tipica solo delle organizzazioni lean. Nelle organizzazioni tradizionali si tende ad assegnare le persone a varie attività, a non definire il percorso univoco, ad avere ricircoli e rami intersecanti. L’autodiagnosi, come anche nel caso delle attività e connessioni, è praticamente inesistente.
Riassumendo, per diventare veramente snelli (lean), dovete definire i vostri processi in termini di attività strutturate e autodiagnostiche, le connessioni tra le attività dirette, binarie e autodiagnostiche e i percorsi tra le attività semplici, prespecificati e autodiagnostici.
Semplice, vero…?
