Trasformazione lean 6

Negli articoli precedenti della serie abbiamo parlato di processi generalmente produttivi e non siamo andati ad esaminare eventuali processi amministrativi o di progettazione, che sono generalmente processi informatici anziché fisici.
Sono flussi di informazioni che devono seguire un determinato andamento, devono essere anche essi standardizzati, almeno nelle attività generali, e anche per essi devono essere definiti i metodi per monitorarli, misurarli e migliorarli.
Prendiamo ad esempio la progettazione: una progettazione fatta bene è quella dove ognuno sa di cosa si sta parlando, dove sono definite le attività necessarie per ottenere il risultato desiderato, dove sono definite le responsabilità e la sequenza delle attività per arrivarci. Ognuno dei partecipanti nel progetto sa esattamente cosa si aspetta da lui, quando deve eseguire questo suo compito in modo tale da non essere né in anticipo né in ritardo rispetto al piano, conosce in profondità la materia del suo interesse e può prendere decisioni corrette, sa come deve comunicare con le altre persone partecipanti nel progetto in modo tale da risolvere eventuali problemi prima ancora che nascano.
In generale quindi nei processi puramente informatici, devono essere definiti e standardizzati i flussi delle informazioni, deve essere molto chiara la responsabilità delle persone e i loro specifici compiti, deve essere chiaro come l’informazione passa da una attività all’altra.
Poi una volta che sono definite tutte queste cose, ossia una volta definito lo standard iniziale, bisogna ad ogni progetto nuovo, ad ogni interazione, confrontare quello che si è raggiunto rispetto a quello che è stato programmato e correggere la procedura standard laddove si sono verificate difficoltà o problemi, per evitare di ripetere gli stessi problemi in futuro.
La risoluzione dei problemi e la riflessione (hansei) devono essere fatti dalle persone che eseguono le attività e non da parte della direzione, cui compito deve essere solo quello di creare un ambiente di lavoro dove il miglioramento delle procedure e la riflessione fanno parte della gestione quotidiana e poi devono essere presenti nel coordinare l’esecuzione e non permettere l’allontanamento delle procedure dal vero nord (stato ideale) da essa definito.
Nella prossima puntata vedremo come si definisce la strategia a breve, medio e lungo termine e come vengono definiti gli obiettivi specifici collegati a quelli della strategia complessiva.
A domenica prossima!