Quando si insegna ad una persona una procedura standard, si può procedere in 5 modi diversi:
- Fare il lavoro per lui – la persona impara che il lavoro si può fare, ma non come farlo
- Mostrare come fare il lavoro – la persona impara a fare il lavoro solo per dimostrazione
- Insegnare alla persona come fare il lavoro – la persona impara a fare il lavoro per dimostrazione e tentativi che vengono corretti fino a quando lo fa correttamente
- Insegnare alla persona come risolvere problemi simili attraverso analisi e ragionamento – la persona acquisisce la capacità di risolvere problemi simili in futuro
- Mostrare alla persona come applicare l’insegnamento di sopra agli altri – la persona impara a passare le competenze acquisite agli altri
Il quinto livello è quello al quale bisogna ambire se si vuole creare una organizzazione che passa la conoscenza alle generazioni future, ma non si può arrivare a questo livello senza passare prima per gli altri quattro. La metodologia di TWI (Training Within Industries) delle Istruzioni di lavoro (Job Instructions) spiega come si fa a formare una persona a fare un lavoro:
- preparazione per la formazione (classificazione e definizione del lavoro: varietà ed analizzabilità, abilità specifiche per fare il lavoro, le attività fondamentali e ausiliari del lavoro e il know-how finora accumulato, gli standard per il lavoro):
- definizione delle attività critiche (attività chiave) per il lavoro – quelle che compromettono la sicurezza, la qualità, la produttività, i costi.
- esplosione del lavoro in attività elementari che si possono insegnare durante la formazione, definendo le attività da fare, i punti chiave e le ragioni perché i punti chiave sono importanti
- la sessione formativa:
- preparazione dello studente (tempo, area di lavoro, avviso altre persone, mettere la persona al proprio agio, specificare il nome del lavoro, capire se lo studente conosce già qualcosa riguardo al lavoro, interessare lo studente al lavoro, mettere lo studente nella posizione appropriata per poter apprendere)
- presentazione della lavorazione oggetto della formazione – dire, mostrare e dimostrare il lavoro (come primo passaggio presentare i passi principali, al secondo passaggio spiegare chiaramente i punti chiave, al terzo passaggio spiegare le ragioni per i punti chiave). Lo studente deve osservare senza fare.
- prova delle prestazioni – lo studente prova a fare il lavoro (primo passaggio è prova senza parlare, secondo passaggio è prova con spiegazione dei passi principali, terzo passaggio è prova con spiegazione di passi principali e punti chiave, il quarto passaggio è prova con spiegazione di passi principali, dei punti chiave e anche delle ragioni per i punti chiave) – bisogna correggere immediatamente lo studente quando commette gli errori perché c’è una sola possibilità di insegnargli a fare bene il suo lavoro: la prima volta…
- seguito della formazione per assicurare il successo della formazione – lo studente viene valutato da parte del formatore alla fine della formazione per la capacità acquisita e poi passato al responsabile area lavorativa. Ma non deve mai essere lasciato da solo: deve esserci sempre una persona che lo segue, quindi vanno effettuate verifiche quotidiane all’inizio del lavoro svolto, poi pian pianino la frequenza viene diminuita. Esiste la cosiddetta matrice delle competenze che è uno strumento visuale per capire all’istante la formazione di una persona. Potete scaricarla qui: Matrice delle competenze.
Invece per quanto riguarda il miglioramento della capacità di problem solving, anche qui esistono 5 livelli di progresso:
- Possiamo individuare e vedere il problema? (le persone usano i fatti per risolvere i problemi? usano il metodo scientifico definito? vanno a vedere il problema e i fatti di persona? possono determinare cause ed effetti? scoprono le cause all’origine? si chiedono cosa succede realmente?)
- L’individuo riesce a migliorare da solo? (le persone si fanno avanti con le idee per risolvere i problemi? accettano la propria responsabilità? diamo la responsabilità alle persone? è permesso che facciano errori o vengono punite per questo? le persone migliorano se stesse e il loro lavoro per prima cosa, per poi andare dagli altri e indicargli cosa devono fare?)
- Più di una persona è in grado di migliorare la situazione? (come possiamo migliorare la situazione oltre alla soluzione dei problemi individuale? abbiamo definito sistemi che permettono agli individui di lavorare insieme? questi metodi sono alla base per la standardizzazione e comunicazione all’interno dell’organizzazione?)
- Le squadre orizzontali nell’organizzazione sono capaci a migliorare la situazione? (le persone riescono a vedere come il loro lavoro influisce sul lavoro delle altre aree o gruppi, e sistema nel suo complesso? riescono a collegare mentalmente i miglioramenti individuali con quelli del sistema? i problemi sistemici vengono esplosi in tanti problemi individuali? le persone capiscono il loro ruolo quando risolvono i problemi sistemici? sanno in che direzione devono andare, quali sono i loro obiettivi? stiamo formando le persone per portare tutti quanti almeno a livello 4?)
- Stiamo determinando modi per migliorare il modo in cui vengono applicate le tecniche di problem solving? (i leader insegnano alle persone le tecniche di problem solving viste ai livelli precedenti? gli studenti sono in grado di insegnare agli altri? ci assicuriamo che le persone passano al livello successivo solo dopo aver capito bene quello precedente? il sistema di problem solving è complesso e pieno di sprechi o è semplice da usare? il metodo precedente viene rispettato e usato come base di partenza per il metodo migliorato? stiamo migliorando la capacità in problem solving di tutte le persone, a tutti i livelli? importano di più gli strumenti o le persone?)
Una volta che conosciamo queste premesse, possiamo definire il nostro metodo di problem solving e adattarlo alla nostra organizzazione.
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