Checklist sono gli elenchi delle domande, anche banali, che ci aiutano a non dimenticare i passaggi fondamentali nel lavoro standard. Sono costruiti in modo tale che la persona che effettua il lavoro spunta i passaggi e si assicura di non averne saltato nessuno.
A cosa servono quindi le checklist? Servono per evitare errori stupidi, banali. Ad esempio nella progettazione, servono per ricordarsi di aver controllato tutti i passaggi fondamentali per costruire un determinato assieme e di aver completato tutti i passaggi che garantiscono che il prodotto non si romperà al primo utilizzo. Nella produzione ad esempio servono come fondamento per fare l’audit del posto di lavoro e della procedura standard in atto. Nella sanità servono come controllo che, ad esempio durante le operazioni, siano stati raccolti tutti gli attrezzi necessari per fare l’operazione e non dimenticati nel corpo del paziente (sapete quanti casi del genere succedono ogni giorno…). Nei servizi possono servire a ricordarsi di aver fatto, ad esempio, tutti i passaggi di pulizia di una camera alberghiera e non dimenticare quel asciugamano sporco sotto il letto… Esempi sono numerosi e possono essere applicati in qualsiasi processo e ambito.
Le checklist vengono aggiornate continuamente nella fase di hansei (riflessione) dopo aver finito un ciclo completo PDCA: hansei serve per riflettere sull’ultimo ciclo e definire le nuove procedure, il nuovo lavoro standard da usare da quel momento in poi. Nella definizione del nuovo lavoro standard vengono definite anche le nuove checklist, domande che ci aiutano per poter seguire il nuovo standard senza fare errori. Aiutano inoltre anche nella fase di formazione delle nuove persone: infatti le checklist contengono, oltre alla risposta sì/no, anche il punto chiave della domanda (come nella procedura standard – vedi questo articolo) ed il motivo per il punto chiave.
Chiaramente una checklist non può esistere se non esiste lo standard. Ma una volta definito lo standard, costruite la checklist, così non dovete ricordarvi di tutti i passaggi a memoria: basterà scorrere le domande e verificare che è stata seguita la procedura migliore che avete fino a quel momento. Ma ricordatevi, le checklist, come del resto anche gli standard, sono entità dinamiche e non statiche: quando si fa un miglioramento deve essere ridefinito lo standard e anche la sua checklist. Ricordatevi sempre le parole di Taiichi Ohno: “Uno standard che non è cambiato per un mese è uno standard vecchio.”
E non abbiate paura di usarle: non è una vergogna non ricordarsi di tutti i passaggi (anche se siete un primario di medicina…)! 😉
Risposta al commento di Ugo su StudioFonzar’s Blog: Aggiungo che una volta scritta e usata una o due volte la check-list ti viene di modificarla e poi di non usarla più (la conosci bene e punti diritto al sodo)
E’ vero. Ti viene di non usarla più. Ed è proprio questo che fa commettere quelli errori stupidi e banali di dimenticanza… Perché al momento della stesura della checklist ti ricordi di tutti i passaggi perché stai esaminando il processo e annoti tutti i passaggi. Lo stesso trend continua anche per qualche giorno, settimana o mese, quando hai tutti i passaggi ancora freschi in testa. Ma sfido chiunque di ricordarsi tutti i passaggi della checklist a un anno dalla stesura (se nel frattempo non è stata modificata come succede spesso nelle aziende – vedi liste di audit per ISO 9001…). Perché, diciamo la verità, non tutti aggiornano lo standard almeno una volta al mese e non tutti sono molto lean… 😉 Anzì…
Proprio per questo motivo bisogna creare la disciplina di usarle sempre e seguire tutti i passaggi.