Cosa vuol dire definire un processo? Vuol dire definire l’output del sistema, i percorsi, le connessioni e i metodi. Vediamo come:
- output del sistema: ossia far coincidere la domanda con l’offerta. Deve essere specificata in termini di: quanto di che cosa deve essere consegnato a chi entro quando per avere successo? Se il sistema è indietro, c’è più domanda che capacità, se il sistema è avanti, c’è più capacità che domanda.
- percorsi: assegnazione delle responsabilità per un lavoro in sequenza. Due domande che li specificano: Quali compiti devono essere eseguiti da chi in quale ordine per raggiungere l’output obiettivo? Il flusso è semplice e lineare (buono) o ci sono i ricircoli (loops) all’indietro su se stesso (non buono)? Per la prima domanda, i test che devono essere inglobati sono: se qualcuno deve fare qualcosa inaspettatamente, vuol dire che il sistema è sottoprogettato o senza risorse; se qualcuno è fermo al contrario a quanto previsto dal progetto del sistema, il sistema sovradimensionato o con troppe risorse. Per la seconda domanda invece: se il flusso ritorna su se stesso (loop), i problemi ad un passo possono tornare indietro e poi essere reinseriti in una maniera disturbante ed amplificati nelle attività a valle
- connessioni: trasportazioni di materiali, informazioni e servizi tra le varie attività adiacenti nel processo. Domande sono: quale segnale esiste per ognuno per iniziare o fermare la propria attività per la quale è responsabile e quale è il formato della sua risposta? Le richieste e risposte sono incanalate direttamente tra gli immediati clienti e fornitori? I test invece sono, per la prima domanda: una richiesta per la quale non c’è una risposta significa che il bisogno del cliente a valle rimarra insoddisfatto; una risposta per la quale non c’è stata una richiesta significa che il fornitore lavora in avanti rispetto al necessario. Per la seconda domanda invece: se le richieste e risposte sono indirizzate direttamente tra i clienti e fornitori immediati, allora le attività a monte e a valle lavorano in sincronizzazione, con i bisogni dell’attività a valle che vengono segnalati tirano il lavoro a monte dai quali dipendono. Se non, sono dissincronizzati.
- metodi: esecuzione del lavoro per il quale ognuno è responsabile. Domanda è: quale è il lavoro dell’attività in termini di contenuto, sequenza, tempi, posizioni e risultato atteso? Se il progetto del lavoro non è seguito, c’è qualcosa di errato con il progetto o con la formazione per esso? Se invece è seguito ma non raggiunge gli obiettivi attesi, c’è qualcosa di errato con il progetto o viene usato nelle circostanza sbagliate?
Solitamente nelle aziende per definire il lavoro standard viene definito solo l’ultimo punto (metodi) e anche questo non in maniera completa (si definiscono le attività in termini di contenuto e tempi, forse anche il risultato, ma la sequenza e posizioni non vengono definite…). Invece gli altri tre punti fondamentali della definizione di un processo e delle attività che lo compongono (output, percorsi e connessioni) non vengono quasi mai definite. Ma per poter veramente capire e migliorare i propri processi, queste sono fondamentali, in quanto solo quando un processo è definito con tutti questi parametri risulta facile individuare subito ciò che è andato fuori standard ed agire immediatamente per trovare il motivo del perché è successo e cosa bisogna fare per ripristinare la situazione normale.
Ottimo articolo , ma come si concilia quest’aspetto ( Standardizzazione) in condizioni di emergenza continua ,Fuori standard o MACROMUDA, come quelle attuali?
L’0rganizzazione può essere vista come un SISTEMA TERMODINAMICO dove L’ENERGIA deriva dalle RELAZIONI DELLE PARTICELLE (attrazione e repulsione..) IN MOVIMENTO CONTINUO!
Chiaro che riducendo gli sprechi, si riduce l’ENTROPIA migliorando le prestazioni di un sistema organizzativo e la VELOCITA’ di REAZIONE.
NON E’ FORSE MEGLIO PARLARE DI SINCRONIZZAZIONE o ELASTICITA’ dei PROCESSI ?
Grazie ernesto
Ernesto, grazie per il commento.
Vorrei specificare una cosa: lo standard è un’entità dinamica nelle organizzazioni lean e cambia in funzione di tutte le condizioni esterne e/o interne (problemi e miglioramento continuo). Quindi sicuramente si parla dell’elasticità dei processi per soddisfare le condizioni, anche di emergenza continua che affrontiamo tutti i giorni. L’articolo parlava dei collegamenti tra le varie attività nei processi, il che implica la loro assoluta sincronizzazione in quanto solo con i processi dell’organizzazione sincronizzati e funzionanti in un flusso continuo si riesce a reagire velocemente ai cambiamenti delle condizioni esterne (es. variazione improvvisa della domanda ecc.) e non creare gli sprechi, che inevitabilmente vengono creati se questa sincronizzazione non esiste. Nelle organizzazioni i problemi esistono adesso che è la situazione di crisi come esistono anche quando la crisi non c’è, ma quello che fa la differenza è come vengono affrontati gestiti questi problemi: se questi vengono messi da parte in quanto insignificanti o trovato qualche rimedio temporaneo, il problema si riproporrà in futuro, magari in una forma ancora peggiore; se invece il problema viene gestito e risolto applicando il metodo scientifico e trovata e rimossa la causa all’origine, l’organizzazione andrà a migliorare. Le organizzazioni autodidatte sono quelle che risentono meno la crisi in quanto vedono nella crisi una nuova opportunità per migliorare e la affrontano come un macroproblema da risolvere. E ne escono più forti di prima. Invece coloro che non gestiscono i problemi in maniera adeguata vengono sbattuti da un problema all’altro senza mai trovare il filo del discorso e sentono che la crisi potrebbe anche precludere la loro esistenza. Ma non sanno come agire.
Definendo i processi in tutti i parametri si mettono in evidenza gli standard degli stessi ed ogni deviazione dallo standard rappresenta un problema da affrontare immediatamente e risolvere. Tutto questo per migliorare e rafforzare il sistema complessivo. Quindi l’entropia e sistema termodinamico è un ottimo paragone a ciò che succede.
Quindi ciò che stiamo dicendo è la stessa cosa, detta con parole diverse.