Stabilità dei processi

Arriviamo in un’azienda e vogliamo implementare il lean thinking. Quale è uno dei primi ostacoli che incontriamo sulla nostra strada? Sono i processi incasinati, dove tutti corrono da tutte le parti, la domanda è instabile e non esiste una procedura standard per gestire il processo stesso, perché si trovano sempre le cose che “vanno fatte una volta e mai più” e per queste urgenze bisogna correre dietro al processo e aggiustarlo tutto il tempo.

Ma è davvero necessario dover sempre correre e aggiustare? Non è possibile poter mettere a punto un sistema che ci isoli la variazione e ci permetta di lavorare con un ritmo costante, senza sbalzi né per eccesso né per difetto?

La risposta è: SI’, è possibile.

Ma come? Bisogna fare le cose con ordine:

• studiare quali sono i prodotti e processi attuali che passano attraverso una determinata attività nel processo e in quale quantità (la domanda)
• capire in che modo queste attività sono collegate con le attività a monte e a valle
• isolare la variazione: studiare una attività alla volta e i requisiti e i tempi per eseguirla
• farla fluire attraverso il processo per capire gli sprechi sul percorso, i problemi che si incontrano ed eliminare i problemi (con strumenti vari: 5S, TPM, SMED ecc.)
• definire una sequenza di lavoro standard una volta eliminati gli sprechi grossolani, in modo tale che il flusso sia possibile anche più avanti per quel dato prodotto
• istruire le persone a seguire il lavoro standardizzato così definito e dargli i compiti per il miglioramento
• definire i cicli standard di fornitura delle materie prime che servono il processo
• fare le stesse cose anche per altri prodotti che passano per quel processo
• una volta fatto per tutti i vari prodotti, andare a stabilizzare (livellare – heijunka) la domanda e la fornitura (effetto bullwhip) e programmare la produzione attraverso il flusso continuo, e se questo non è possibile attraverso il sistema a trazione (con cartellini kanban per collegare le attività)
• creare le squadre di 5+/-2 (con un capo squadra) persone che gestiscono le loro piccole parti del processo e responsabilizzarle a migliorare continuamente il loro piccolo universo
• instaurare capo reparto che gestisce i capi squadre e cui lavoro è di sovrintendere quest’ultimo, tenere aggiornate le procedure standard e formare e seguire le persone nell’applicazione delle stesse

Questi sono i requisiti iniziali minimi, il primo passo da compiere, per combattere la variazione ed avere processi stabili. Ma il grosso del lavoro è proprio nel miglioramento continuo ed affinamento delle procedure negli anni a seguire. Quindi, non è una cosa facile e veloce da fare, è da considerarsi un diverso modo di vivere e vedere i propri processi. Ma è possibile! E il beneficio sia in termini di costi sia in termini della morale delle persone, si intravede quasi subito, ma il vero miglioramento si ottiene quando la nuova procedura diventa il modo di lavorare normale.

L’ideale è di avere un flusso continuo dove il prodotto (o informazione) non si ferma mai sul percorso e non viene mai spinto alle attività a valle senza che sia stato chiesto da esse.

Riuscite ad immaginare un processo così?