La domanda di questa settimana su The Lean Edge è di Mike Bosworth ed è la seguente:
For someone involved with sales and marketing, like myself, lean is intriguing but not defined enough for a lay person without hearing more success stories. What would be your best success stories to illustrate what lean is all about?
ossia
Per qualcuno, come me, coinvolto nelle vendite e marketing, lean è molto intrigante ma non abbastanza definito per una persona inesperta senza sentire le storie di successo. Quali sono le vostre migliori storie di successo che illustrano che cosa è lean veramente?
Io posso parlare del mio caso personale, nell’azienda dove lavoravo precedentemente.
Parlo solo della parte iniziale del ciclo di vendita (per restare nell’argomento di vendite), dall’arrivo dell’ordine cliente fino all’immissione dello stesso in produzione.
Situazione iniziale:
- arrivo ordine cliente via fax/email
- inserimento ordine cliente nel programma gestionale in ufficio vendite
- invio ordine in stabilimento via fax per conferma fattibilità requisiti
- conferma requisiti da parte della parte tecnica (spesso anche dopo qualche giorno di tempo per smaltimento code di fax – spesso venivano anche persi i fax o trasmessi illeggibili, con conseguente perdita dell’ordine…), sempre via fax all’ufficio vendite
- invio conferma d’ordine da parte dell’ufficio vendite al cliente
- inserimento ordine nello stabilimento nel secondo sistema gestionale, per poterlo elaborare e fare ordini interni di lavorazione
- programmazione della produzione presso lo stabilimento con inserimento del nuovo ordine
- stampa di tutte le schede di lavorazione per la produzione
- consegna delle schede di produzione nel reparto
- se ci sono modifiche all’ordine da parte del cliente, tutti i punti dal secondo a questo ultimo venivano ripetuti
Risultato: spesso questo ciclo pieno di sprechi e ritardi e ricerche portava via anche una settimana intera lavorativa, tra le correzioni, ritardi, telefonate per spiegazioni ecc… La media comunque era di 4 giorni lavorativi per l’iter completo.
Dopo aver studiato il ciclo, ci siamo accorti di molti degli sprechi che in esso avevamo ed abbiamo iniziato ad attaccarli uno ad uno. Uno dei primi è stata l’unificazione del sistema gestionale: non aveva alcun senso andare a gestire gli stessi dati con due sistemi diversi e, cosa ancora più assurda, con codici articolo diversi tra stabilimento e ufficio commerciale… Poi abbiamo stabilito le procedure di trasmissione dati in maniera automatica utilizzando i protocolli internet con IP fisso, in modo tale che l’ordine, una volta inserito e salvato dall’ufficio commerciale, veniva automaticamente visualizzato nello stabilimento produttivo e subito elaborato per fattibilità. Una volta salvati i requisiti, in automatico veniva fatta:
- la programmazione e stampa delle schede di lavorazione, e stampata sui terminali in produzione che potevano prenderla in mano immediatamente e cominciare a lavorarci
- l’invio della conferma d’ordine all’ufficio commerciale, che poi la inoltrava al cliente.
Tutto il ciclo, dall’arrivo dell’ordine fino all’immissione nella produzione, adesso portava via circa 1 ora di tempo, rispetto ai 4 giorni precedenti, e la qualità (gli errori di lettura e/o di trascrizione) erano praticamente azzerati. Inoltre il personale dell’ufficio commerciale è stato istruito ad utilizzare i codici descrittivi usati nello stabilimento e gli è stata predisposta una procedura per inserimento e riconoscimento facile del codice articolo per non poter sbagliare.
Quindi, il lean nelle procedure di vendita può risparmiare moltissimo tempo (e quindi denaro) se applicato con il flusso del processo in mente. Lo stesso può valere anche per le procedure del marketing, dove il lean thinking dovrebbe essere utilizzato per costruire le alternative di soluzioni di vendita per un prodotto e vedere, con cicli veloci, quale di queste alternative è quella che funziona meglio, definirla come procedura standard iniziale e poi costruire su di essa in avanti. I venditori vengono formati, quando arrivano nell’azienda, con l’ultima procedura standard conosciuta, che raccoglie il know-how attuale dell’azienda per quanto riguarda l’efficacia delle soluzioni di vendita. Poi man mano che si affina nei cicli successivi, si può arrivare ad avere conversioni molto buone in funzione del metodo utilizzato.
Voi invece, avete qualche esempio pratico di utilizzo di lean thinking nelle vendite e marketing? Potete aiutare il nostro amico Mike e rispondere alla sua domanda?
