Spesso nelle aziende che visito trovo una situazione drammatica per quanto riguarda la gestione della logistica e dei magazzini. Drammatica nel senso che spesso non c’è mai un’informazione completa e raccolta in un unico posto per una consultazione veloce per come le parti vengono:
- acquistate
- ricevute
- imballate
- dove sono immagazzinate
- come vengono consegnate al punto di utilizzo nello stabilimento
In realtà, tutte queste informazioni esistono, da qualche parte, nell’archivio di qualche manager… Ma ognuno di loro si tiene la sua piccola informazione, rendendola così invisibile a tutti…
Il Piano Per Ogni Parte (Plan For Every Part – PFEP) serve per rendere visibili queste informazioni nascoste.
Quali sono le informazioni che vengono contenute nel PFEP?
Elenchiamole:
- codice articolo – identificativo unico interno del particolare
- descrizione
- utilizzo giornaliero – media giornaliera
- punto d’utilizzo – area nel processo dove il materiale viene usato
- punto d’immagazzinamento – indirizzo preciso (fila, posizione, altezza – 3D, ad es. fila A, posizione 12, 3-o piano – A-12-3) dove il materiale viene tenuto in magazzino
- frequenza d’ordine – frequenza d’ordine dal fornitore, ad es. giornaliero, settimanale, mensile, annuale…
- fornitore
- città fornitore
- provincia fornitore
- stato fornitore
- tipo contenitore – ad es. contenitori espandibili, da riutilizzare, da riconsegnare ecc.
- peso contenitore vuoto
- peso 1 pezzo
- peso imballo completo – peso del contenitore pieno di pezzi
- lunghezza contenitore
- larghezza contenitore
- altezza contenitore (le dimensioni del contenitore servono per saper come allocare lo spazio nel magazzino…)
- utilizzo per assieme – numero di parti richieste per ottenere 1 prodotto finito
- utilizzo orario – numero massimo di pezzi usato in 1 ora di lavoro
- quantità standard per contenitore – numero di pezzi per 1 contenitore
- numero contenitori usati ogni ora – richiesti per la produzione
- dimensione spedizione in giorni di lavoro – ad es. ogni spedizione settimanale copre 5 giorni di lavoro
- corriere
- tempo di transito
- numero di cartellini nel sistema – cartellini kanban (come calcolare il numero di kanban che servono?)
- prestazioni del fornitore – consegna in tempo, qualità, costo ecc.
Dove vengono tenute e a cosa servono tutte queste informazioni?
Il modo migliore è di tenerle in un database collegato al gestionale dell’azienda. Ma anche un semplice foglio di calcolo può essere sufficiente per iniziare (così non potete trovare scuse per non iniziare a raccoglierle tutte in un posto…).
Iniziate a raccoglierle con uno scopo preciso – ad esempio compilandolo per un determinato flusso di valore. Se volete fare tutto subito, non lo finirete mai… Partite piano, finite un flusso di valore, imparate dall’esperienza, modificatelo per soddisfare i vostri bisogni, poi estendete.
Una persona deve essere incaricata e responsabilizzata per mantenere l’integrità dei dati inseriti nel tempo, meglio se la persona che direttamente lavora nel flusso di valore o addirittura il responsabile del flusso di valore o suo assistente, solitamente una persona del magazzino/logistica. Questa persona è l’unico che ha l’autorità di fare i cambiamenti, gli altri invece hanno la responsabilità per segnalarli (magari tramite un modulo)… In questo modo, non è possibile cambiare un particolare senza comunicare questo cambiamento a tutte le parti coinvolte (tutti possono consultare il database) e capire se viene fatto qualche errore drastico che possa disturbare il loro modo di operare quotidiano.
Il documento serve per: sapere chi fornisce la parte, dove si trova il fornitore, quanto tempo ci mette il pezzo per arrivare, per risolvere eventuali problemi in produzione, per conoscere gli spazi occupati, per progettare come le parti vengono presentate nella produzione, per creare un efficiente sistema logistico interno comprendente i percorsi di consegna e segnali di pull, per avere tutti i dati in un unica postazione e facilmente consultabili, permette l’ordinamento delle parti in varie categorie (dimensione contenitore, ubicazione fornitore – per mettere assieme consegne di lotti piccoli di più particolari con la stessa spedizione anziché una spedizione grande di ogni particolare singolo – il milk run, utilizzo giornaliero ecc.).
Il Piano Per Ogni Parte, se non esiste, per un azienda significa: cercare in continuazione dove si trovano i particolari, quando arrivano, se arrivano, chi li ha ordinati, da chi, in che quantità, in quale contenitore vengono tenuti, quanti ce ne servono ecc. Una continua e infinita caccia al tesoro nei nostri stabilimenti e con i nostri fornitori. Lotta contro il fuoco, in sostanza. E tantissimo spreco.
Se lo avete e funziona, è tutt’altra musica. Ci vuole tempo per costruirlo, ma una volta fatto e tenuto aggiornato, è un vantaggio competitivo per la vostra azienda. Perché i vostri concorrenti probabilmente non ce l’hanno… E vi permette inoltre di impostare un sistema logistico di pull interno che, senza PFEP, sarebbe impossibile.
