Checklist di progettazione

Una delle domande più frequenti che ricevo nel mio lavoro è: Come faccio ad eliminare gli errori ripetitivi nei progetti, che si ripetono ogni volta quando un progettista prende un disegno non aggiornato e non corregge su di esso “quell’errore che ci è capitato presso il cliente tal dei tali e che abbiamo subito corretto”?

La prima delle risposte è di tenere aggiornati gli elenchi dei disegni attuali. Ma questa risposta non è a prova di bomba. Perché quando avete fretta, vi dimenticate di aggiornarlo e succede sempre la stessa cosa: prendete un disegno non aggiornato e vi scordate della modifica (o delle modifiche) su di esso effettuate dopo la data della sua emissione (sapete, spesso vi sono più copie revisionate dello stesso particolare nei vostri archivi – perché buttare via quella vecchia se un giorno può tornare utile, vero?…).

Il modo migliore di procedere è quello di iniziare a costruire il vostro standard di progettazione: la checklist per tutte le varie funzionalità del vostro prodotto che riportano l’ultima modifica e il motivo della stessa. La checklist è fatta più o meno in seguente modo: passi, punti chiave, motivi dei punti chiave. Come un qualsiasi altro standard:

L’immagine di sopra è stata tratta dal mio libro Progettare Costi e Valore, e prima ancora tratta dal libro Toyota Talent di Jeffrey Liker.

Ma non pensate che la checklist sia la soluzione a tutti i vostri mal di testa con la progettazione. La checklist è solo uno strumento che aiuta a tenere sotto controllo le soluzioni attuali migliori.

Se chiedete ad un ingegnere in un’azienda lean come la Toyota dove e come ha imparato tutto quello che sa, non vi dirà sicuramente che l’ha imparato a scuola. Non vi dirà neanche che studiava soluzioni a tavolino insieme ai suoi colleghi. Vi dirà invece che è merito del suo mentore (sensei) che lo ha seguito e lo ha inviato sul campo (nel gemba) a vedere la reale situazione e a trovare soluzioni che risolvessero dei problemi riscontrati. E che erano sempre lì, al loro fianco, a spiegargli il perché delle soluzioni che non vanno bene.

Nella Toyota, la checklist di progettazione non è uno strumento opzionale. Ed è l’unico strumento che i progettisti DEVONO COMPILARE RELIGIOSAMENTE. Per ogni singola funzionalità che viene progettata esiste una apposita checklist. Pensate ad esempio di costruire macchine complesse costituite da varie funzionalità che devono tutte funzionare perfettamente se vogliamo che il prodotto nel suo complesso funzioni bene. Ad esempio ci possono essere un impianto idraulico, un impianto elettrico, degli assiemi meccanici, il software ecc. Praticamente tutte le macchine moderne contengono una o più di queste funzionalità.

Ognuna di queste singole funzionalità, come detto sopra, deve avere una propria checklist, che contiene TUTTI i particolari di quella determinata funzionalità che devono essere presi in considerazione per ottenere il prodotto migliore attualmente conosciuto. Ma non si passa per la checklist solo mettendo dei segni di spunta. La checklist serve come uno strumento fondamentale dello sviluppo del futuro ingegnere esperto. Gli fornisce tutto il know-how accumulato dell’azienda con tutte le problematiche che si sono verificate sulle specifiche funzionalità nella storia aziendale, e le contromisure che sono state trovate per eliminarle. Contengono degli schemi delle soluzioni buone e delle soluzioni sbagliate, messe a diretto confronto per poter capire immediatamente cosa va bene e cosa non. Contengono le curve di correlazione tra i vari parametri coinvolti, in modo da far capire a chi sta progettando come si comporta un parametro al variare degli altri.

La checklist contiene di solito dei limiti fino ai quali si sa che un progettista possa arrivare oggi. Le condizioni di contorno della attuale conoscenza. Tutto quello che sta in mezzo può essere usato per creare, usare la propria immaginazione. E se bisogna spingersi verso i limiti, tutto deve essere attentamente valutato e provato prima di essere approvato per un utilizzo normale. La vera progettazione è e resta un attività di pensiero creativo per risolvere un problema o fornire una soluzione innovativa al cliente, stando però all’interno dello standard del conosciuto e provato fornito dalla checklist.

Nella vostra azienda, come avete definito il know-how nella progettazione? Quali sono le condizioni buone e non buone che i progettisti devono rispettare? Esistono? Se no, perché non iniziate subito? Si tratta del vostro vantaggio competitivo, dopo tutto… E poi, una checklist sempre tenuta aggiornata e disponibile non permette che un errore di tre anni fa riappaia perché si è scelto un disegno antiquato: esso salta fuori immediatamente come un problema già affrontato e risolto, con tanto di spiegazione del perché e del come… Checklist serve come un allarme (andon), come un poka yoke sul sistema che si accende quando si sta per fare qualche errore grave nella progettazione… Usatelo.