Provate a pensare a tutte le cose che dovete fare oggi in ufficio? In che modo le avete organizzate? Avete fatto un elenco delle cose da fare? Che aspetto ha questo elenco?
Di solito la sua forma è la seguente:
- fare 1
- fare 2
- fare 3
- fare 4
- …
Adesso arrivate a fine giornata. Quante di queste cose che avevate in elenco per la giornata avete portato a termine? Non tutte, vero? Veramente, probabilmente ne avete portate a termine pochissime… E poi, alla fine della giornata, è arrivato il vostro capo e vi ha chiesto di una delle cose che non avete fatto e si è pure incavolato con voi?
Vi siete mai chiesto il perché?
Quale è la priorità che avete utilizzato come criterio dell’esecuzione? Ma come, non avete un metodo di prioritizzazione? Oppure l’avete, ed è quello del “primo arrivato, primo fatto” (FIFO)? Ma questo metodo spesso vi porta ad essere in ritardo e a non riuscire a portare a termine cose importanti per la vostra organizzazione?
Allora, quale è la soluzione per una simile situazione?
L’elenco delle cose da fare è un metodo inefficace per gestire i propri impegni. Buttate dentro tutto quello che arriva al convento e poi fate le cose con ordine sparso.
Provate a pensare a un’analogia: dovete andare in in posto che non conoscete. E vi scrivete un elenco con il vostro itinerario dettagliatissimo, con tutti gli incroci, le distanze ecc. Ma non vi stampate questo itinerario su una mappa, e al primo incrocio sbagliate strada.
Vi trovate in pratica a dover andare indietro, cercare dove avete sbagliato, cercare i nomi delle strade, perdere tempo per trovare la strada giusta.
Invece se avevate la mappa, potevate semplicemente vedere sulla mappa dove vi trovate e ricongiungervi con il percorso/direzione giusta un pò più avanti rispetto a dove avete perso la strada corretta.
La mappa stradale è un esempio semplice di quello che dovete fare per risolvere la vostra produttività in ufficio. In sostanza quello che dovete fare è visualizzare il vostro lavoro, metterlo in un contesto ben definito e chiaro, definire le linee guida per la direzione che è da seguire e per le priorità, e poi tenere il flusso di lavoro visuale sempre visibile ed aggiornato. Il metodo del personal kanban è da preferire, ma potete visualizzare il vostro lavoro anche con altri metodi, basta avere un pò di fantasia nella creazione della vostra mappa personale.
L’elenco delle cose da fare è il vostro itinerario scritto punto per punto, il personal kanban è la vostra mappa.
Cosa è che vi può aiutare di più nel momento in cui dovete prendere una decisione?
ok,ma io vado oltre!
Per me bisogna sapersi muovere senza mappa, per poter gestire gli imprevisti secondo l’etica del viandante ( vedi intervista Alloni a Galimberti- Aliberti editore 2011)
Il viaggiatore usa la mappa, il viandante no.
Il viandante ha il senso dell’orientamento, la mappa in testa,un bel salto di qualità e.. di velocità.
Scusa la provocazione !
Ti rispondo chiedendoti: il viandante (che io vedo come un sensei…) è la persona che ha già la maestria del proprio lavoro, quindi ha superato la fase ri del shu ha ri. Lui conosce il proprio percorso in dettaglio anche senza vederlo, perché l’ha fatto talmente tante volte che non gli serve neanche vederlo.
La mappa invece serve a chi un percorso lo deve appena trovare per la prima volta. E più sei bravo a visualizzare questo percorso, più semplice sarà per te superare le prime due fasi del shu ha ri: il shu e il ha.
Tradotto il parole povere: senza uno standard non ci può essere miglioramento, in quanto non potrai crescere per diventare il maestro del tuo lavoro e cambiarlo per il meglio. La mappa, come il personal kanban, come la visualizzazione del proprio lavoro, serve per definire questo standard. Serve per capire dove siamo forti e dove siamo deboli, e in che modo possiamo crescere e migliorare i nostri processi.
Grazie per la provocazione! 😉