Lean Questions: Personal Kanban in ufficio tecnico

Eccoci di nuovo nella rubrica Lean Questions, che ogni venerdì risponde alle vostre domande poste attraverso i soliti canali: Facebook, Google+ e Contatti, oppure, in assenza delle domande dirette, prende in esame le domande poste nei vari gruppi su LinkedIn di cui faccio parte.

Oggi la domanda è nei commenti all’articolo Personal Kanban da parte di Pietro:

Ciao Dragan, articolo interessantissimo!

Vorrei chiederti una piccola consulenza: vorrei applicare questo metodo in un Ufficio tecnico, dove vengono gestite tutte le attività con logica FIFO e con una regola di priorità nel caso la richiesta di attività venga da due specifici dipartimenti: come creare un sistema di gestione visuale delle attività, riuscendo a gestire le situazioni in cui si presentano urgenze/lavori prioritari? Vorremmo iniziare a introdurre lo standard lead time, come pianificare efficientemente le attività giornaliere?

Grazie in anticipo

Pietro, grazie per la domanda, molto interessante!

Allora, volete introdurre il personal kanban. Bene. Io lo uso tutti i giorni con Trello, come ho già spiegato in alcuni articoli.

Prima, riguardo la visualità del processo. Il personal kanban, per definizione, e anche dalla mia esperienza, è uno strumento estremamente visuale. Se tenuto aggiornato, chiaramente. Ogni strumento è valido tanto quanto viene accettato ed utilizzato da chi deve utilizzarlo. Per me è fantastico perché mi permette di sapere, in ogni momento, quali sono i progetti da fare, così da poter prioritizzare quelli più urgenti e lasciare magari stare quelli che possono aspettare qualche giorno.

Nella gestione che ho io, non esiste una linea FIFO o simili, e secondo me pensare ad essa sarebbe contro la logica del personal kanban, ossia di fornirti la scelta visuale e ponderata di cosa fare prima e cosa fare dopo.

Se devi coordinare due reparti con il personal kanban, basta creare un tabellone condiviso da entrambi, stabilendo le regole base per l’aggiornamento (in particolare le responsabilità delle persone). Niente di più. Niente FIFO, forse solo qualche scala di priorità su cosa rappresenti la direzione che l’azienda vuole prendere, su quali progetti hanno importanza maggiore dal punto di vista strategico.

Riguardo lo standard lead time, il personal kanban non è il posto dove andarlo a inserire e/o studiare. Esistono altri strumenti che permettono di farlo. Nell’ufficio tecnico, generalmente, è difficile che vi siano dei tempi che puoi pianificare con precisione. Ci sono spesso molte incognite che non ti permettono di stabilirlo con precisione. Lo standard della progettazione e i tempi più o meno definiti derivano dalla sperimentazione, dalla raccolta del know-how dell’azienda, del processo, del prodotto, dell’utilizzo dello stesso da parte del cliente, dalle soluzioni tecniche quindi.

Uno stesso componente, ad esempio, può essere fatto in dieci modi diversi, se fatto da dieci progettisti che non si comunicano tra di loro e che non hanno dei standard di progettazione chiaramente definiti. Nel mio libro, Progettare Costi e Valore, parlo del processo sia di progettazione che di produzione, che sono tra di loro molto collegati e possono offrire un’enorme vantaggio competitivo all’azienda se usati in un sistema chiaro per tutti i partecipanti.

Quindi, anziché cercare i lead time per la progettazione, pensa a un sistema di condivisione delle migliori soluzioni, dello standard attuale, del dove è lo stato dell’arte della tecnica e della vostra conoscenza dei limiti. Questi sono i fattori principali che vi permettono di progettare più o meno velocemente, e non sicuramente dei tempi che definisci a caso per inserirli in un tabellone di personal kanban. Usa quindi il personal kanban per tenere sotto occhio cosa devi fare e quando, ma usa altre cose per definire e migliorare gli standard, il personal kanban non è adatto per questo…

Spero che queste informazioni ti siano state utili, e continuiamo a discuterne.

PS. Se avete anche voi qualche domanda da farmi, basta che utilizzate i canali elencati sopra e di seguirmi su G+ e FB. Sono sempre a disposizione a darvi una mano…