Lean Questions: Value Stream Mapping negli uffici

Eccoci di nuovo nella rubrica Lean Questions, che ogni venerdì risponde alle vostre domande poste attraverso i soliti canali: Facebook, Google+ e Contatti, oppure, in assenza delle domande dirette, prende in esame le domande poste nei vari gruppi su LinkedIn di cui faccio parte.

Oggi la domanda è dai Contatti da parte di Federico:

Buongiorno,

Sto conducendo un progetto di lean office in ufficio acquisti. Volevo sapere se potete consigliarmi qualche libro/pubblicazione che spieghi come realizzare una value stream mapping per il procurement visto che in letteratura si trova molto solamente sulla produzione.

Grazie

Domanda interessante.

Nel caso di mappatura dei flussi amministrativi, io uso generalmente uno dei seguenti tre approcci (o una combinazione di essi), in funzione della situazione che ho davanti:

• il primo approccio è quello descritto nel classico libro di J. Womack e D. Jones: Lean Solutions. Ossia mappatura del processo dal punto di vista del cliente e del esecutore, per capire da entrambi i punti di vista cosa succede e individuare gli sprechi, per poi essere in grado di affrontargli e risolverli.
• il secondo approccio è quello di mettere le fasi del processo in un kanban visuale (vedere il libro Personal Kanban di Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry e l’articolo su Trello) per trovare i colli di bottiglia nel processo ed eliminarli, e per poi seguire il processo e migliorarne il flusso tramite opportuni interventi che risultano visibili quando il processo risulta visuale…
• il terzo approccio, che spesso risulta più efficace per ottenere i risultati immediati, è di mettere uno accanto all’altro tutte le persone che partecipano nel processo (o nei processi d’ufficio), di farli parlare di quello che fanno, di fargli costruire una mappa del processo attuale e futuro (basta un diagramma di flusso, non serve la VSM), e poi di fargli eseguire un flusso sperimentale di una sola pratica (o alcune pratiche consecutive) in un flusso continuo, passando le informazioni e tutti i dati immediatamente al collega seduto lì accanto (praticamente una cella produttiva a U dove i vari partecipanti si passano l’informazione l’uno all’altro, anche se si tratta di dati nel computer). Si realizza un trenino da uno all’altro e si tenta di capire quale potrebbe essere il tempo ciclo per le pratiche amministrative di questo tipo, facendo una pratica alla volta. Quando uno finisce, passa l’informazione e informa il successivo nel processo e così avanti fino a quando la pratica non è conclusa. Anche chi approva il processo deve essere lì e dare la sua approvazione quando necessario (se esiste una figura del genere). Stabiliti i tempi ciclo per i vari processi che si hanno, e stabilite le responsabilità delle persone e del modo di lavorare insieme, si resta in quella configurazione e si va a lavorare avanti normalmente, con questo nuovo sistema e metodo standard appena discusso. Nel tempo poi si affina il tutto, eliminando gli sprechi e specificando in che modo avvengono tutti i vari passaggi di responsabilità tra le persone, per eliminare qualsiasi dubbio su chi deve fare cosa e quando. Inizialmente, questo metodo ti dovrebbe portare a una riduzione del lead time del processo come minimo di 50%, ma con il tempo può essere ridotto anche del 90-95%. Leggi come un caso studio il mio articolo sulla riduzione del lead time nel processo di gestione ordini…

Non serve dunque utilizzare strumenti complessi dove non serve tutta la loro complessità. Usa gli strumenti semplici che ti danno il miglior risultato.

Spero che queste informazioni vi siano state utili, e continuiamo a discuterne.

PS. Se avete anche voi qualche domanda da farmi, basta che utilizzate i canali elencati sopra e di seguirmi su G+ e FB. Sono sempre a disposizione a darvi una mano…