La domanda del giorno su The Lean Edge è fatta da Marie-Pia Ignace ed è la seguente:
La mia azienda sta passando attraverso una completa trasformazione lean. Come posso io, come Chief Information Officer (responsabile servizi informatici), contribuire a questa trasformazione? E anche, cosa è che c’è nel lean per me?
Allora, una domanda interessante. Io direi, come prima cosa, di non fare niente.
Perché niente? Perché gli informatici tendono di saltare subito a costruire software, programmi personalizzati, strumenti vari, che dovrebbero teoricamente aiutare la trasformazione, raccogliere più dati ecc. E fanno tutto senza capire veramente i processi e quello di cui si ha veramente bisogno, quello che sono veramente i processi che si vuole seguire, i parametri e gli indicatori che si vogliono raccogliere e tenere sotto controllo, quelli che aiutano nella effettiva creazione di valore per il cliente. Quindi, meglio non fare danni all’inizio – stare buoni in disparte e osservare cosa succede è la cosa migliore probabilmente…
Gli informatici non devono fare niente prima di andare a osservare, nel gemba, cosa succede, cosa viene fatto, capire il perché viene fatto, capire i retroscena del nuovo processo, capire cosa viene considerato il valore da chi è nel gemba, e poi, appena dopo, andare a modificare qualcosa nel sistema informatico per aiutare quelli che lavorano. Non prima di parlare con loro però, prima di capire di cosa hanno bisogno, in che modo possono essere aiutati a fare meglio il loro lavoro, ad avere informazioni di cui hanno bisogno a portata di mano quando ne hanno bisogno ecc.
Quindi non bisogna saltare a fare qualcosa giusto per fare. Bisogna stare nel gemba, capire, e poi aiutare. Un CIO è al capo di una funzione che può essere molto utile alla produzione se capisce come può aiutare l’aggiunta di valore nella produzione, ma altrettanto può essere un ostacolo e grosso spreco se non lo fa. Il lavoro degli informatici in un’azienda solitamente è il lavoro che non porta ad alcun valore aggiunto diretto per il cliente, quindi si tratta dello spreco necessario. E, per definizione, questo spreco deve essere ridotto al minimo, in modo tale che impieghi meno risorse e tempo possibile, e che aiuti in maniera migliore possibile a chi aggiunge valore veramente nella produzione.
I software “prestampati”, i gestionali che fanno di tutto e di più, sono solo degli assorbitori di risorse e tempo che, se opportunamente studiati e fatti per il vostro processo, possono essere un grande vantaggio competitivo.
Le mie esperienze personali parlano di software fatti esattamente nel gemba, per il gemba, per dare a chi aggiunge valore ciò che gli serve e non complicargli la vita con frivolezze e dettagli che non gli saranno mai utili ne mai andrà a cercarli o consultarli.
Esempi dove si può iniziare ad applicare il lean nell’informatica? Ad esempio nella progettazione a iniziare a creare il database delle schede di lavoro standard per i dettagli ed errori fatti nella progettazione, in modo tale che gli stessi errori siano facilmente consultabili e che aiutino affinché gli stessi errori non vengano ripetuti. Oppure nel magazzino ad aiutare a creare le schede EPEx, con tutte le caratteristiche dei prodotti e con la perfetta rintracciabilità e organizzazione del magazzino, per aiutarlo a funzionare con i principi lean. Ecc. Esempi possono essere vari, dipenderanno dal vostro processo, dalla vostra situazione specifica. Bisogna capire cosa manca, in che modo si può aiutare con lo software e poi realizzarlo in maniera tale che aiuti a chi deve aggiungere valore veramente nel farlo meglio e prima.
Il software non deve essere intrusivo, non deve comandare lui, ma deve capire i bisogni e aiutare chi ne ha veramente bisogno ad aggiungere il valore con maggiore efficacia.
