Come funziona e-kanban?

Settimana scorsa MG mi aveva chiesto nei commenti all’articolo Approfondimenti sul kanban come funziona il kanban elettronico, oltre che per la gestione dei processi con i fornitori.

Questo articolo è a spiegare a tutti gli interessati cosa è e come funziona questa segnalazione, spesso molto utile nella gestione sia della supply chain sia dei processi interni fisicamente lontani uno dall’altro o anche nei processi interni che gestiscono una grande quantità di cartellini fisici.

Cosa è e-kanban?

E-kanban è sempre lo stesso sistema di segnalazione che abbiamo descritto negli articoli precedenti, con la differenza che usa la tecnologia per sostituire i cartellini con i codici a barre/RFID e messaggi via email.

Lo scopo del kanban è quello di mantenere un flusso efficiente dei prodotti nella produzione. Con i cartellini stampati (metodo tradizionale) il sistema segue determinate regole (descritte nell’articolo Approfindimenti sul kanban) e queste stesse regole devono essere obbligatoriamente seguite anche nell’uso del kanban elettronico.

Ossia:

• deve essere garantito il sistema a trazione (pull) tra il processo a valle e processo a monte – deve essere rispettato il numero di kanban da mettere in circolazione e caratteristiche da fare per ciascun prodotto, e la sequenza di immissione in produzione
• deve esserci un tabellone (virtuale o fisico) dove è inserita la sequenza e dove si sa, per ogni prodotto, quanti sono i kanban in circolazione (virtuale o fisica) – non possono essere immessi nel sistema gli ordini che vanno oltre la quantità del prodotto specificata dai kanban

Un esempio tipico di e-kanban è quello con i codici a barre che vengono scansionati nelle varie fasi del processo per segnalare l’utilizzo del materiale, il segnale che poi viene inviato a fornitori interni/esterni per assicurare il ripristino del prodotto consumato.

Quali sono i vantaggi del e-kanban?

• non ci sono cartellini persi in giro
• movimentazione manuale dei cartellini ridotta o eliminata del tutto
• attività di inserimento dati negli ordini ridotta o eliminata e informazioni molto più precise
• molte informazioni in più contenute su di esso rispetto al kanban cartaceo e trasmesse in maniera più accurata
• comunicazione chiara e in tempo reale con i fornitori
• visibilità in tempo reale della domanda nelle varie fasi del ciclo, fornitori esterni inclusi
• velocizza l’analisi delle prestazioni dei fornitori
• è possibile una efficiente analisi ed aggiustamento delle quantità per kanban per molteplici prodotti
• potrebbe essere integrato con sistema gestionale per tenere sotto controllo le scorte di magazzino (kanban digitale con ERP/MRP)

Dove si applica e, soprattutto, dove NON si applica?

Prima di applicare un e-kanban bisogna però farsi una domanda:

• Ne vale davvero la pena? Ossia, soddisfiamo le condizioni elencate sopra: lontananza fisica dei processi, moltitudine di cartellini, complessità dei processi che richiede una gestione apposita informatizzata, tempo perso da parte dei magazzinieri a portare in giro i cartellini e non solo i materiali

La mia idea è che, se abbiamo un processo semplice, con macchinari vicini tra di loro e comunicazione visuale tra le fasi successive, non è necessario investire in e-kanban interno. Con i fornitori invece, secondo me, sarebbe una buona norma farlo, vista la distanza che ci separa da loro (ad esempio, pensate alla sua applicazione al mio articolo di ieri che riguarda il ripristino delle scorte di materiale di consumo…). Se invece abbiamo degli stabilimenti grandi, con parti del processo lontani tra di loro e moltissimi prodotti da gestire, questo sistema potrebbe tornare utile. Ma con un avvertimento: prima di applicarlo, fatelo funzionare manualmente! In questo modo potrete andare a vedere dove sono gli eventuali problemi, risolverli e poi applicare il sistema solo per velocizzare il sistema manuale e ridurre gli sprechi di movimentazione cartellini. Se non lo applicate e capite il funzionamento in maniera manuale, correte il rischio di applicare una tecnologia che vi porta ulteriori complicazioni e vi aggiunge altro spreco nel processo.

Ci sono alcuni software sul mercato che già gestiscono questi segnali e li integrano con i database esistenti. Basta andare a fare la ricerca su internet e se ne trovano tantissime soluzioni. Ad esempio, date un’occhiata a kanban.com, ma è solo uno dei tantissimi… Prima di acquistarlo, dovete sapere voi internamente di cosa avete esattamente bisogno e poi andate a chiedere al fornitore di software di farvi una presentazione di come funziona il loro sistema e se questo possa corrispondere a ciò di cui avevate bisogno e che avete determinato prima (un piccolo PDCA…).

Quindi, in conclusione, potrebbe essere utile se applicato in maniera corretta, potrebbe altrettanto essere uno spreco aggiuntivo se applicato senza pensarci e solo come un tool non collegato ai vostri processi reali. Attenzione quindi!