Negli articoli precedenti ho spiegato alcune delle domande principali riguardanti la progettazione: Cosa, Come e Perché.
Oggi vedremo le altre domande fondamentali alle quali qualsiasi progettazione deve necessariamente rispondere per realizzare una progettazione efficiente ed efficace.
La prima domanda che vediamo oggi è: CHI?
Chi deve eseguire le fasi elencate della progettazione? Chi deve misurare l’efficienza ed efficacia? Quali competenze possiede?
Riallacciandosi al discorso dell’ultima volta, al Come e Perché, dobbiamo capire chi ha la competenza per le singole fasi della progettazione. Chi esegue veramente l’assemblaggio del prodotto o esegue il servizio. Poi bisogna mettere al corrente queste persone su quale è l’obiettivo del progetto, ed aiutarle ad eseguirle in maniera migliore, che più si avvicina alla nostra visione. E gli sarà anche spiegato in che modo andrà misurato il progetto e la sua realizzazione.
QUANTO?
Quanto tempo e risorse dovranno essere impiegate per realizzare il progetto? Nella prima progettazione questo punto è molto difficile da determinare in quanto non possiamo conoscere bene i dettagli (che non ci sono…), ma nelle progettazioni successive saranno dati di importanza fondamentale, quando avremo già la conoscenza dei processi produttivi, delle risorse e dei materiali impiegati. Quindi la raccolta dei dati significativi è fondamentale.
QUALI?
Quali materiali servono, quando, in che quantità, quale è il tempo di consegna del fornitore, quale è il prezzo di acquisto? Qui si tratta della gestione della logistica del progetto, un piano per ogni parte sarebbe d’obbligo…
DOVE?
Dove devono intervenire le persone nelle varie fasi dell’esecuzione? E quando devono farlo? Queste sono le due domande che generalmente vengono definite in un diagramma di Gantt con la distribuzione temporale del progetto. Ma a me non piace molto questo diagramma, quando usato in maniera classica. Non mi piace per un motivo: non vi è la risposta alla domanda Perché. Non vi è un collegamento con il cervello del progetto, con i suoi obiettivi, con le sue motivazioni e obiettivi. Perché facciamo una cosa prima di un altra? Perché saltiamo questo passaggio che abbiamo sempre fatto? Gantt a queste non risponde, specialmente quando usato tramite un software rigido. Preferisco usare un tabellone visuale, una lavagna, dove gestire il progetto e di fronte alla quale fare le brevi riunioni quotidiane (o settimanali) di avanzamento del progetto con tutte le persone interessate da esso, e discutere con loro cosa hanno fatto, che problemi hanno incontrato, come possiamo aiutare nel risolverli. In questo modo seguiamo il progetto e sappiamo benissimo dove ci troviamo e cosa dobbiamo fare per andare avanti.
Con questo articolo si conclude questa miniserie. Voi cosa avreste da aggiungere? Come gestite i progetti nella vostra azienda?
