Supponiamo di dover determinare il lavoro standardizzato per i nostri processi, che non abbiamo mai avuto.
Come procediamo? Ce lo insegna la TWI (Training Within Industry), dove potete scaricare gratuitamente tutti i manuali con spiegazioni dettagliate…
Il primo passo è quello di identificare le attività principali. Il passo principale descrive COSA viene fatto in termini né troppo generici, né troppo specifici. Inoltre non includono i dettagli del COME il lavoro viene fatto (il COME viene fatto tramite i punti chiave che vedremo tra poco).
Come suddividere in passi principali?
La regola base è di chiedere al nostro operaio: Cosa avevi fatto? Lui risponderà: Ho fatto questo e quello. Ciò vuol dire che ci sono due passi principali: il QUESTO e il QUELLO… Poi chiediamogli: Queste operazioni hanno fatto avanzare il lavoro (valore aggiunto…)? Ad esempio, portare i pezzi sulla macchina non dovrebbe essere un passo principale, mentre prelevare i pezzi per lavorarli lo è. Se non vi è niente di specifico nel portare i pezzi (i punti chiave), allora è inutile elencare questa fase come una fase principale. Ci sono anche alcune fasi che sono ovvie e anche queste non dovrebbero essere considerate come passi principali, ad esempio non serve dire che bisogna prelevare una chiave per avvitare qualcosa, dovrebbe essere ovvio che essa serva… L’unica eccezione potrebbe essere se i pezzi devono essere orientati in una maniera particolare per prenderli in una determinata posizione e assemblarli più velocemente: in questo caso il passo principale sarebbe di prelevare le parti e i punti chiave indicherebbero in che modo questi vanno orientati.
L’azione di un passo principale è descritta da una combinazione tra un verbo e un soggetto. Ad esempio: Installare la lampadina. L’idea è di dichiarare ciò che viene fatto in termini più semplici possibili.
Definiti i passi principali, segue l’identificazione dei punti chiave. I punti chiave hanno un’importanza critica per la definizione del lavoro standard. Essi assicurano la sicurezza della persona, la qualità del prodotto, la produttività, spiegano le tecniche speciali utilizzate e assicurano il controllo dei costi. Essi descrivono COME vengono effettuati i passi principali.
Come identificare i punti chiave?
Rispondono alla domanda: C’è qualcosa di importante da notare nel modo in cui viene eseguita questa fase principale?
Se il successo del lavoro dipende da una operazione critica, allora questa operazione è un punto chiave. Il modo migliore per identificarli è l’esperienza passata, che vi dirà dove sono avvenuti i problemi in passato, e cosa avete fatto per evitare il loro ripetersi. Lo stesso può essere applicato anche alla rovescia: se si verifica un problema, una volta capita la causa questa deve essere inserita in un punto chiave che spiega come evitarlo in futuro (kaizen – miglioramento continuo). Il modo migliore per dichiarare i punti chiave è in termini positivi: ad esempio, Mettere i pezzi qui e qui, anziché Non mettere le dita qui e qui… La mente umana non è capace di distinguere il NON fare: inizia subito a pensare all’oggetto del NON e non a quello che deve fare… Vi faccio un esempio: NON pensate al gelato! Vi ho detto di NON pensare, avete capito! Chiaramente, adesso vi è venuta l’acquolina alla bocca… 😉 Non è possibile non pensare di gelato senza pensare al gelato… Invece se dite alle persone cosa devono fare, poi nelle motivazioni per i punti chiave andrete a spiegare che c’è un rischio di infortunio alle mani…
Alla fine andate a confermare le motivazioni, le ragioni per i punti chiave. Quale è lo scopo per aver scelto un determinato punto chiave? Si tratta della pura causa ed effetto: se una cosa viene fatta correttamente, il prodotto è ok, se non viene fatta correttamente, vuol dire che il prodotto risulterà difettoso o che vi è qualche altro problema legato all’operazione.
I punti chiave sono la chiave di una buona definizione e standardizzazione del lavoro. Le motivazioni invece rendono i punti chiave seri, rispondendo alla domanda PERCHE’ succede una determinata cosa.
Nella vostra azienda, avete definito tutte le fasi principali, i punti chiave e le motivazioni?
Vi faccio un piccolo regalino: vi regalo il modello Foglio esplosione lavoro, che potete liberamente utilizzare per iniziare a definire il vostro standard. Divertitevi… 😉
