Oggi la seconda lezione per creare il lavoro standard. Il secondo passo. Ripeto le regole:
I passi saranno molto brevi e la mia idea è che voi, dopo aver letto il passo descritto, andate e fate il vostro compitino quotidiano. Come in un gioco. Infatti, voglio renderlo divertente e coinvolgente, come un vero gioco. E con un premio finale per un vincitore… Così creiamo una soluzione win-win per tutti, giusto? Completata la fase, andate a fare il commento all’articolo. E così avanti per tutti gli articoli della serie, che saranno pubblicati nei prossimi giorni (magari non subito domani, quindi continuate a seguire il blog: vi dirò io quando l’articolo è quello ultimo della serie… – prometto che non ce ne saranno 200…
).
Se farete commento a ogni articolo della serie dicendo di aver completato l’attività semplice richiesta, diventerete eleggibili per il premio finale: una copia gratuita del mio ultimo libro, Progettare Costi & Valore, dal valore commerciale di 15€. Il vincitore sarà estratto tramite un estrazione casuale (random) tra tutti quelli che avranno completato tutte le fasi, e il suo nome sarà pubblicato qui sul blog (se lo desidera, per motivi di privacy…). L’unica cosa che vi chiederò alla fine è di dimostrarmi che avete veramente fatto tutti i passi, magari tramite una email dove descriverete come e cosa avete fatto e che vantaggi avete scoperto.
Anche questo secondo passo è molto semplice. Per la famiglia di prodotto/servizio che avete scelto nel primo passo, dovete scrivere tutte le macrofasi per portarlo dall’ordine fino alla consegna al cliente. La stessa cosa che fate quando scrivete un manuale di qualità e dovete specificare i reparti dove il vostro prodotto passa per essere realizzato.
Ad esempio, nella prima azienda dove lavoravo (produzione filiere per trafilatura in metallo duro) le macrofasi erano: gestione dell’ordine, preparazione polveri, pressatura, sinterizzazione, montaggio, rettifica, lavaggio, timbratura, imballo e spedizione.
Semplice, giusto? Adesso andate a farlo e scrivete il commento sotto una volta terminata la fase.
E ci sentiamo per il prossimo passo tra qualche giorno. Buon lavoro e buon gioco.
Stampaggio serbatoi con sistema rotazionale:
gestione ordine, montaggio stampo, dosatura polvere, stampaggio (cottura e raffreddamento), controllo visivo qualità, assemblaggio raccordi e sensore di livello, collaudo in pressione, pulizia, etichettatura, imbustaggio, spedizione.
Sviluppo software BI, descrizione delle macrofasi :
– Acquisizione Ordine
– Apertura commessa (inserimento su gestionale)
– Incontro tecnico per acquisizione specifiche utente
– Progettazione con descrizione di massima delle attività da svolgere, della struttura da creare e dei collegamenti all’erp da realizzare per acquisire i dati
– Progettazione di massima delle interfacce video e delle stampe
– Verifica con il cliente delle impostazioni del progetto
– Sviluppo della release (a)
– Test e Compilazione
– Preparazione documentazione di rilascio
– Presentazione al cliente della release
– Registrazione delle anomalie da correggere e delle implementazioni da fare
Il ciclo si ripete da (a) fino a quando il cliente dice che va bene
– Pulizia e ottimizzazione del codice, rimozione dei punti di debug, check delle prestazioni
– Redazione manuale utente
– Installazione presso il cliente e erogazione formazione
– Chiusura commessa sviluppo e apertura commessa di manutenzione.
Perfetto, benissimo!
Non era necessario che scrivevate tutto in dettaglio sul blog nei commenti, ma solo nei vostri quaderni, ma se volete condividere, meglio ancora! La condivisione potevate inviarmela anche solo alla fine in privato via email…
E poi mi dicevate se volevate che diventi pubblico. 😉
Se non avete niente da nascondere, meglio per tutti!
Paolo, una osservazione: dici che devi ripetere determinate fasi fino a quando il cliente non le accetta, giusto? Quindi si tratta di un loop, di una rilavorazione. Quindi di uno spreco (uno dei sette sprechi classici del lean sono i difetti che poi devono essere rilavorati o scartati…). La qualità si ottiene solo al primo passaggio…
Quindi si tratta di un problema. E questo problema deve essere visto come tale e gestito in maniera opportuna: dovresti chiederti, ogni volta che cadi nel loop, il perché ci sei caduto: cosa è stata la causa all’origine? Dall’esame della causa, la prossima volta che parli con il cliente puoi prevenire la ripetizione facendogli la domanda specifica che ti ha causato la ripetizione? Siccome i software hanno molte possibili feature, per ognuna di queste dovrebbe esserci una domanda precisa che deve essere fatta al cliente per capire fino in fondo le sue esigenze e ciò che lui considera valore, quindi una checklist non sarebbe male per raccogliere le tue domande e le sue richieste.
Ci arriveremo comunque a questo tra qualche passo, alla definizione di valore…
Di un loop si, di una rilavorazione no. Quello che viene presentato al cliente è solo un semilavorato che il cliente ha modo di valutare e ci consente di proseguire nel loop successivo se la strada è corretta o intervenire prima che il prodotto prenda una piega sbagliata (vedi http://it.wikipedia.org/wiki/Metodologia_agile). Utilizzo questa metodologia da prima che ne venisse coniato il nome, e finora non ho trovato di meglio per il nostro lavoro (commesse sempre diverse, ambiti erp sempre diversi, dimensioni aziendali piccole, medie e grandi, clienti non soddisfatti pochi o nessuno, tempo preventivato spesso mooolto diverso da quello impiegato per fare il prodotto, ma altrettanto spesso senza costi aggiuntivi per il cliente !!).
E’ quasi impossibile chiedere al cliente di esprimere i dettagli del prodotto perchè non li conosce veramente neanche lui.
Lo so, il software è strano da realizzare ed è difficile da standardizzare, proprio per questo ho voluto sottoporre questo processo nel gioco, per vedere se arrivavano suggerimenti che ci potessero aiutare a migliorare il nostro modo di fare.
Ok, allora se tu mi dici che non si tratta di una rilavorazione ma di creazione di un mvp (minimum viable product) per verificare che le cose vadano bene per il cliente, allora va bene, però il progetto non dovrebbe secondo me tornare in quel punto più di una volta: quando il cliente ha visto come avete realizzato la bozza del prodotto dovrebbe essere in grado di dire se è una cosa che si aspettava o no, giusto?
Se ci tornate due o tre o quattro volte, vuol dire che le spiegazioni e comunicazione non è stata sufficientemente chiara, ossia o che voi non avete fatto tutte le domande giuste o che il cliente non ha detto bene cosa intendeva.
Per me in quei casi si tratta di rilavorazione e di spreco.
Chiaro che le prime volte che lo fai, non riuscirai mai ad avere tutto definito alla perfezione, ma questo è il bello del miglioramento continuo: se risolvi le problematiche che incontri fino in fondo e le standardizzi tramite le domande giuste da chiedere al cliente in fase di prima definizione, riuscirai ad averne sempre di meno in futuro, idealmente presentando al cliente una bozza di soluzione, sia grafica che informatica, che potrebbe soddisfare le sue esigenze.
Lo scopo di miglioramento continuo è quello di imparare sempre dalle nuove esperienze e dai problemi che incontri, e di crearti uno standard, un tuo know-how, che ti permette di non commettere gli stessi errori in futuro.
Per le mie analisi di laboratorio diciamo che l’iter da seguire è questo:
– ricevimento del campione da analizzare, consistente nella registrazione e nel carico dello stesso nel sistema informatico
– stoccaggio del campione nell’attesa di inizio analisi
– programmazione settimanale dei test con assegnazione ai singoli analisti
– inizio dell’analisi, comprendente la preparazione dei reagenti, condizionamento degli strumenti, analisi vera e propria
– gestione dei risultati
– dopppio controllo dei risultati
– eventuale correzione e sottomissione al giudizio
– emissione del certificato
Ciao a tutti
Loredana, vorrei chiedere qualcosa: tutti i processi dove ripeti una azione, del tipo doppio controllo dei risultati, per me suonano come uno spreco. La qualità si fa solo al primo passaggio, il resto sono difetti nella mia testa e mi suonano subito così. Ti sei mai posta una domanda: perché dobbiamo ripetere due volte lo stesso controllo?
E’ solo una osservazione per il momento, comunque, e queste domande dovrai porti solo alla fine del processo. Per il momento continua a fare i passi successivi…
Ciao Dragan,
in effetti hai ragione, ma abbiamo dovuto introdurre il doppio controllo per garantire la qualità!!
Gli errori umani sono facili da commettere e così è facile fare un calcolo sbagliato, invertire le cifre di un numero, riportare il valore finale nel sistema informatico, così che alla fine il risultato finale riportato sul certificato non è quello vero.
Comunque rifletterò sulla tua considerazione che mi sembra molto azzeccata.
Come sai bene, un laboratorio Controllo Qualità, quale è il mio, è per sua natura tutto uno spreco (sigh!) in quanto come dici tu, la qualità dovrebbe essere garantita al primo passaggio cioè da un processo produttivo robusto.
Ma la legge impone (giustamente) un controllo sui prodotti in uscita (i nostri sono farmaci) quindi il mio compito è quello di ridurre i costi di queste attività.
Hai ragione, un laboratorio controllo qualità è sempre uno spreco…
Quello che conta però è la capacità di chi ci lavora dentro di imparare a risolvere gli errori, i problemi e a migliorare i processi. Ad esempio, i poka yoke sono dei dispositivi (o altro) che possono servire per prevenire che un errore venga commesso una seconda volta. Ad esempio, se hai problemi di inserimento dati, prova a pensare come potresti fare per evitare l’inserimento dei dati errati la prima volta: i database di solito hanno una flessibilità che permette inserimento anche di un solo tipo di dati in un determinato formato prestabilito… Prova a rifletterci sopra…
Più problemi riesci a risolvere e a non farli ripetere mai più, e meno costi avrai nella tua attività.