I sette sprechi #6: Sovrapproduzione

Nelle scorse puntate ho parlato degli sprechi dei trasporti, inventari, movimenti e attese. Oggi vi parlo dello spreco secondo me più importante di tutti gli altri, e del quale tutti gli altri sono diretta conseguenza: la sovrapproduzione.

Perché si tratta di uno spreco?

Non è facile far capire alle persone che la sovrapproduzione è uno spreco. Di solito nelle organizzazioni tradizionali produrre un qualcosina in più rispetto a quello che vi chiede il cliente è considerato buono, tanto non va buttato via niente, giusto? Non va buttato via niente, questo è vero, ma per farlo consumiamo tempo, risorse e occupiamo prezioso spazio dove mettiamo la merce prodotta in più e che il cliente non vuole in questo momento.

Perché è più importante di altri sprechi? Quando produciamo più di quanto ci viene chiesto, vuol dire che, per definizione: creiamo inventari inutili, materiale viene messo in attesa, vengono effettuati trasporti che non servono, le persone fanno movimenti che non portano a nessun valore aggiunto, vengono processati i materiali più del necessario, e probabilmente, visto che non ci sono processi perfetti, vengono anche creati i difetti… Quindi, per me è uno spreco superiore agli altri.

Perché nasce questo spreco? Nasce perché nelle aziende tradizionali (ma spesso anche in aziende lean che non hanno capito bene i principi…) non vi è la stabilità dei processi e la programmazione livellata della produzione. Ne parlerò tra poco…

Esempi

Abbiamo un sistema MRP che ci consiglia di produrre le quantità economiche (EOQ – economic order quantity) in funzione dei consumi storici dei clienti. E noi lo facciamo senza chiederci se tutta questa produzione sarà effettivamente consumata. Ci fidiamo del computer. E poi riempiamo i nostri stabilimenti del prodotto che marcisce per mesi prima di essere spedito quando c’è un calo di ordini…

Ma non è solo il MRP il responsabile della sovrapproduzione. Spesso, soprattutto nelle piccole aziende, questo non esiste neanche, e la produzione viene programmata a caso da parte dei responsabili, in funzione del loro “buon senso” e “esperienza storica”. E questa programmazione varia da un giorno all’altro… Creando così l’instabilità dei processi, le fluttuazioni interne, e la produzione diventa un continuo rincorrere e lotta contro il fuoco. Ricordatevi sempre: più merce avete a magazzino, meno probabilità c’è che troverete ciò che vi serve in quel momento…

Come individuarlo?

L’individuazione deve essere data dalla disciplina del sistema. Senza un sistema chiaramente definito avremo sempre le instabilità e sovrapproduzioni. Perché dico che la disciplina è fondamentale? Provate a pensare: avete un tabellone heijunka che è programmato per una determinata quantità del prodotto e ogni prodotto passa di lì nei tempi predeterminati (EPEx), quindi una produzione stabile e livellata in questo determinato periodo del tempo. Ma vi arriva un ordine del cliente superiore alla quantità programmata. Cosa fate? Producete di più in quanto avete già impostata la produzione per quel prodotto oppure mantenete la disciplina e producete solo quello che è stato programmato e completate l’ordine al passaggio successivo?

Scommetto che il 99,9% di persone sceglie la prima opzione (“tanto non disturba niente e siamo già impostati”) e invece la risposta giusta è la seconda: produrre ciò che è stato pianificato in quanto, se si suppone che la programmazione è stata fatta correttamente, nel prossimo ordine il cliente ordinerà di meno e manterrà il livello di ordini precedente. Invece se cambiamo ad ogni piccola variazione esterna corriamo il rischio di non raggiungere mai una stabilità del sistema e di produrre sempre più di quanto dobbiamo e di avere i magazzini sempre fluttuanti. Da evitare assolutamente…

Come eliminarlo?

Per evitarlo la risposta è uguale come quella per individuarlo. Disciplina, sistema, livellamento, stabilità sono le parole chiave. Pensate al famoso effetto bullwhip (effetto frusta) creato dall’instabilità.

Conseguenze se eliminato

Vi dico una cosa: non è possibile eliminarlo definitivamente. Le fluttuazioni e variazioni ci saranno sempre. Se eliminassimo completamente questo spreco l’azienda sarebbe nello stato ideale che, per definizione, è irraggiungibile. Ma più diventiamo bravi e ci avviciniamo allo stato ideale con il passare degli anni e più stabili saranno i nostri processi, e meno spreco creeremo.

Saremo più disciplinati e allineati verso la visione. Ma questa disciplina non nasce in un giorno. E’ un percorso a lungo termine che bisogna cavalcare dal primo giorno all’infinito. Solo così si diventa veramente snelli.

Nella vostra azienda come siete messi con la sovrapproduzione?