Potete leggere qui i precedenti articoli della serie: #1, #2, #3, #4, #5 e #6.
Oggi parlo dello spreco di attività non necessarie. Cosa vuol dire attività non necessarie? Vuol dire attività che compongono il ciclo produttivo ma che non portano a nessun valore dal punto di vista del cliente.
Perché si tratta di uno spreco?
Tutte le attività che facciamo ad ogni ciclo di lavoro e che non aggiungono il valore sono uno spreco per definizione.
Esempi
Proviamo a pensare a un ciclo produttivo così come generalmente lo definiamo nei nostri manuali di qualità. Di solito in questo documento scriviamo solo ed esclusivamente le attività a valore aggiunto ma tralasciamo tutti i passaggi intermedi. Ma questi passaggi intermedi esistono e come, e sono proprio quelli che fanno parte dello spreco delle attività non necessarie.
Pensiamo ad esempio ad un processo amministrativo, ad esempio la gestione dell’ordine del cliente. Di solito il nostro manuale di qualità riporta una procedura di questo tipo: arrivo richiesta d’offerta del cliente – emissione offerta – arrivo ordine cliente – conferma d’ordine – immissione ordine in produzione. Tutte queste attività sono a valore aggiunto e sono giustamente riportate nel manuale della qualità. Ma quello che non è riportato nel manuale è, ad esempio: copiare l’ordine dal fax/email ricevuto nel sistema gestionale, passare questo ordine a chi è incaricato a confermarlo e aspettare che questo lo veda e lo approvi, vari passaggi di consegne ecc ecc. Quindi tutti quei passaggi che al cliente non interessa come sono fatti ma lui vuole soltanto che, una volta ordinato, ciò che ha ordinato gli arrivi nei termini previsti e con giusta qualità. Non gli interessa come gestiamo noi internamente questo ordine, gli interessa il risultato finale.
Quindi tutte le complicazioni che noi solitamente inseriamo nella gestione interna, le varie approvazioni, controapprovazioni, firme ecc, sono tutti passaggi che non portano nessun valore per il cliente finale. E quindi se possono essere eliminate è meglio.
Un processo manuale spesso può essere molto più efficace di uno completamente automatizzato e computerizzato che passa per venti postazioni diverse, non trovate?
Come individuarlo?
Esaminando il processo dall’alto, meglio se con un occhio esterno di chi non esegue quel stesso processo tutti i giorni. Chi vive nel processo generalmente non si accorge dello spreco e dei passaggi perché per lui è il lavoro come lo ha sempre fatto. Invece chi arriva dall’esterno non è influenzato da come le cose sono sempre state fatte. Vede il processo da profano e, se appositamente allenato a individuare gli sprechi, è in grado di riconoscere tutti questi passaggi non specificati da nessuna parte, in nessun manuale o procedura. E a porre attenzione di chi ci opera nel processo di quanto spreco effettivamente il processo porta con se e che, se eliminato, potrebbe portare ad enormi vantaggi per l’azienda.
Come eliminarlo?
Scrivete la procedura vera, con tutti i passaggi, quelli nascosti compresi, e poi discutete con chi lavora nel processo: chiedetegli cosa è valore aggiunto e cosa è spreco in tutte quelle attività. Saranno loro stessi ad accorgersi che molte cose non hanno alcun senso, sono solo perdita del tempo che possono, semplicemente, eliminare, rendendo il processo più veloce e snello.
Conseguenze se eliminato
Efficienza del processo aumentata, migliore stabilità del processo, consegna al cliente più precisa, aumento della soddisfazione dei clienti per il servizio complessivo offerto.
Questi sono solo alcuni dei vantaggi che si ottengono eliminando questi passaggi inutili.
Compitino per casa: date un’occhiata ai vostri processi e tentate di osservarli da osservatori indipendenti, estranei al processo. Studiate come scorrono i prodotti / servizi attraverso i vostri processi e provate a individuare i passaggi che non c’entrano niente con il cliente. Sono sicuro che rimarrete sorpresi dalle scoperte che troverete…
